Юристы выделили основные моменты, четко прописав которые в договоре поставки, можно избежать сложностей с возвращением дебиторской задолженности или признания договора недействительным.
С момента вступления в силу законодательства, позволяющего более подробно прописывать договорные отношения (Гражданский и Хозяйственный кодексы), прошло уже два года. Но, как отмечают эксперты, если внешнеэкономические контракты отечественные компании научились оформлять в соответствии со всеми международными требованиями, то почему-то даже фирмы, работающие и на экспорт, и на внутренний рынок, по-прежнему продолжают совершать сделки купли-продажи внутри страны, основываясь на устных договоренностях, или выписывают оговоренные условия приблизительно. В результате несогласованность в коммерческих отношениях между покупателем и продавцом вызывает многочисленные проблемы и судебные разбирательства, приводит к росту средств, замороженных в дебиторской задолженности, конфликтам между продавцом и покупателем, и в конечном итоге к потере рынков сбыта. Поэтому «&» с помощью экспертов в области договорного права выделил самые значимые моменты при составлении документа, где традиционно допускаются ошибки и цена которых достаточно высока.
Юристы советуют прежде всего сделать договор максимально прозрачным, понятным обеим сторонам. Кроме того, чтобы избежать нарушений сроков оплаты, по их словам, необходимо четко определить в договоре такие важнейшие условия сделки, как сумма контракта, моменты и места перехода права собственности, штрафные санкции.
Права собственности «сдал-принял»
В первую очередь юристы советуют четко приписать в договоре о моменте и месте передачи товара покупателю, а также о двустороннем порядке его приемки с участием представителя поставщика либо перевозчика. Потому что, как рассказывают юристы-практики, стороны, участвующие в договоре, по-разному понимают тот момент, когда ответственность за заказанный товар переходит от покупателя к продавцу. Из-за несогласованности места передачи и четкого определения момента получения товара между сторонами возникает конфликт, поскольку поставщик считает свои обязательства по поставке выполненными, а покупатель не считает товар доставленным.
Как рассказал Александр Погорелый, юрист ЮФ «Картузов и Партнеры», «в случае наличия неоднозначности условий относительно передачи товара и перехода права собственности у сторон может возникнуть спор, часто приводящий к судебным разбирательствам. В нашей практике был такой случай: покупатель оплатил товар по предоплате, товар был доставлен поставщиком, но в место, не согласованное сторонами. В результате пожара на складе часть имущества повреждена. Судом было вынесено решение в пользу покупателя, который не приобрел к моменту поставки в указанное место права собственности. То есть не нес рисков случайной гибели товара, в результате чего поставщик обязан был возвратить покупателю денежную сумму в размере поврежденного имущества. Поэтому момент и место перехода права собственности на товар должны быть четко определены сторонами в заключаемом договоре». Еще один пример возникновения «искусственных» проблем привел директор фирмы-производителя фармацевтической продукции: «Мы поставили своему дебитору товар на условиях отсрочки платежа, но спустя определенное время обнаруживается факт значительной задержки оплаты покупателем товара. Конечно, мы предъявили покупателю претензию. Однако он объяснил свое поведение тем, что товар им был принят исключительно на хранение в соответствии с устными договоренностями с работниками поставщика. Если же находился покупатель и приобретал этот товар со склада, то «хранитель» тут же перечислял денежные средства поставщику». Кстати, то, что товар принят на хранение, а не куплен — одно из любимых объяснений задержки оплаты заказа украинскими компаниями. «Договоренность между работниками двух фирм неправомерна и является нарушением договорных условий, — объясняет Наталья Тиховская, начальник департамента факторинга «Укрсоцбанка». — Такая ситуация стала возможной, поскольку отсутствовал четкий и полный контракт, описывавший процесс продажи товара, что увеличило операционные риски как поставщика, так и покупателя».
Если ясно не описать в договоре все указанные нюансы, то спорных вопросов может возникнуть великое множество. Например, кто несет риски порчи или утери товара, когда наступает момент возникновения налоговых обязательств, кто ответствен за сохранность товара в период его транспортировки перевозчиком. Как советует Александр Погорелый, «минимум, достаточный для разрешения данных вопросов в договоре, может выглядеть так: «Под «местом передачи товара» в настоящем договоре понимается: склад (поставщика, покупателя, иное место). Под «моментом получения товара» в настоящем договоре понимается момент подписания покупателем накладных, акта приема-передачи либо иного двустороннего документа, предусмотренного действующим законодательством. С момента подписания покупателем товарной накладной (акта приема-передачи) риски гибели и повреждения товара переходят к покупателю».
Определиться с суммой контракта
Не менее важно четко прописать в договоре и реальную цену заказанного товара. По нескольким причинам. Во-первых, согласно Хозяйственному кодексу, стороны обязаны в любом случае согласовать предмет, цену и срок действия договора, поэтому отсутствие таких важных нюансов может привести к тому, что заключенный договор будет признан недействительным одной из сторон.
Во-вторых, определение цены с помощью дополнительного соглашения облегчит сторонам процедуру пролонгации договоров, поскольку стороны смогут определить точное количество поставок после заключения договора. «Впоследствии стороны договора поставки могут изменить любое условие договора, — объясняет Александр Погорелый. — Например, порядок расчета или цену, но только по взаимному согласию. Одностороннее изменение условий договора неприемлемо для данных отношений. Любые изменения и дополнения должны быть оформлены в письменном виде путем составления дополнительных соглашений, протоколов, спецификаций. Данные документы — неотъемлемые части договора».
В-третьих, отсутствие цены в договоре приводит к невозможности для поставщика точно рассчитать свои расходы на поставку товара. То, что стороны не фиксируют цену в договоре, а если и фиксируют, то не придерживаются договорных отношений, — упущение не только юристов предприятия, но и финансистов. «Если поставщик рассчитывает свою рентабельность, он должен понимать, что, соглашаясь на отсрочку платежа, он кредитует покупателя товарным кредитом, — разъясняет Наталья Тиховская. — Если предприятие работает по предоплате, то расходы на финансирование оборотных средств будут меньше. Если поставка происходит с отсрочкой платежа, то поставщик, по сути, предоставляет бесплатный кредит покупателю и, естественно, должен свои затраты закладывать в цену. Поэтому во всех трех случаях — предоплата, оплата по факту, отсрочка платежа — цена должна быть разной. И это надо зафиксировать в договоре. В нашей практике были случаи, когда, получая документы на руки, мы требовали с должника 100%-ю оплату суммы поставки, а он утверждал, что должен только 60% от суммы поставки, так как на 40% им уже была сделана предоплата. То есть условия расчета в контракте прописаны были не полностью — предоплата вообще не отображена в контракте и не была заложена в цене».
Цена «в сопровождении»
Если же сумму поставки в момент подписания договора определить сложно, то это можно сделать в сопроводительных документах к нему. «Особенностью договора поставки является тот факт, что момент заключения договора и его выполнение, как правило, не совпадают, — рассказывает Олег Осадчий, адвокат юридической компании «Консалтинг Групп». — Поэтому сторонам сложно при заключении договора точно установить его цену. Ведь возможны оптовая продажа товаров единовременно или отдельными партиями на протяжении продолжительного периода (в обусловленный срок), также возможна передача и одной единицы товара. Соответственно если стороны договариваются о поставке товара, но не оговаривают его количество и, как следствие, не могут определить сумму контракта, то необходимо указать, в каких документах будут четко определены указанные параметры. Например, написать, что цена устанавливается дополнительным соглашением, а после расчетов актом приема-передачи». Другими словами, подписывается договор о поставке, а уже непосредственно в акте приема-передачи, который составляется при получении покупателем определенного количества товара, можно прописать сумму поставки и качество доставленного товара.
Четко оформленные сопроводительные документы предотвратят возникновение безнадежной дебиторской задолженности. Наталья Тиховская приводит следующий пример из практики: «Одно из предприятий-производителей кондитерской продукции, прежде чем решилось перейти в банк на факторинговое обслуживание, на горьком опыте убедилось в необходимости полного и грамотного оформления всех документов. Эта кондитерская фабрика выполняла заказы, не оформляя надлежащим образом расходных накладных и не получая от покупателя доверенности. Но стороны составили акт сверки взаиморасчетов, заверили его подписями и печатями руководителей. В акте было четко написано, что задолженность покупателя перед поставщиком на такое-то число составляет определенную сумму денег. Однако задолженность на счет продавца так и не поступила. В результате поставщик обращается в суд с иском о взыскании задолженности с покупателя. Рассмотрев материалы дела, суд отказывает поставщику в удовлетворении иска, поскольку не признает акт сверки взаиморасчетов доказательством задолженности покупателя перед поставщиком. Акт сверки бухгалтеров — документ, по которому бухгалтерии предприятий сверяют бухгалтерский учет операций. А наличие или отсутствие каких-либо обязательств сторон подтверждается только первичными документами — договором, накладными, счетами».
Во избежание подобных ситуаций, которые, как рассказывают юристы-практики, и сегодня не редкость во взаимоотношениях между украинскими предприятиями, эксперты настоятельно рекомендуют зафиксировать в договоре — на основании каких документов будет определяться цена поставки, происходить передача товара, и строго придерживаться этих правил. «В случае если предполагается разовая поставка либо несколько поставок на определенную сумму, цену товара и соответственно сумму договора можно указать в договоре, — объясняет Александр Погорелый. — Если же предполагаются регулярные и систематические поставки товара в течение длительного времени, цена товара и сумма партий товара может указываться в спецификациях и иных сопроводительных документах к договору. При этом важно, чтобы все сопроводительные документы, содержащие цены на поставляемый товар (будь-то акты приема-передачи, счета-фактуры, спецификации), являлись неотъемлемыми частями договора и были обязательными для обеих сторон». Если же предполагаются многоразовые поставки на заранее неопределенные суммы на длительный период времени, Александр Погорелый советует записать в договоре следующим образом: «Цены на товар указываются в счетах-фактурах, выписываемых поставщиком. Общая стоимость партии поставленного товара указывается в расходных накладных и счетах-фактурах. Цена договора не устанавливается сторонами и определяется исходя из общего количества товара, поставленного по настоящему договору». Таким образом стороны заранее согласуют в договоре порядок определения его общей цены на основании сопроводительных документов, и впоследствии не возникают проблемы, связанные с продлением срока договора.
Количество обращений в суды будет расти
Эксперты советуют учитывать тот факт, что прозрачный и подробный договор станет дисциплинировать покупателя, но не гарантирует выполнение им надлежащим образом своих обязанностей по произведению расчетов. В таком случае сопроводительные документы имеют огромное значение, ибо служат доказательствами для претенциозной работы, которую начнут юристы, когда сроки по оплате прошли, а деньги не поступили. «Конечно, когда мы подробно прописываем договор, это дисциплинирует покупателя, и улучшение платежной дисциплины происходит именно благодаря четко выписанному контракту, — рассказывает Олег Осадчий. — Но, заключая договор поставки, необходимо четко сознавать, что соблюдение всех требований, предусмотренных законодательством для заключения договоров, не гарантирует надлежащего выполнения договора каждой стороной. Поэтому важно не только правильно оформить все сопроводительные документы, но и прописать штрафные санкции в договоре. Тогда невыполнение условий договора (контракта) приведет к наложению штрафных санкций на провинившуюся сторону».
Четкое обозначение суммы штрафов имеет значение для дальнейшей претенциозной работы. «Данное условие также необходимо включить в договор поставки, — советует Александр Погорелый. — Размер штрафных санкций может быть установлен договором в процентном отношении к сумме неисполненной части обязательства; конкретной денежной сумме; процентном отношении к сумме обязательства, независимо от степени его исполнения либо кратном размере к стоимости товаров». Однако есть ограничения. За просрочку денежных обязательств пеня не может превышать двойную учетную ставку НБУ, действовавшую в период, за который оплачивается пеня. Если штрафы не прописаны в договоре, то в этом случае пеня рассчитывается согласно действующему законодательству. Сумма пени указывается в претензии, а после и в исковом заявлении. И на данный момент это индекс инфляции за все время просрочки, или же 3% годовых от просроченной суммы, если другой размер процентов не установлен договором.
Сегодня немногие поставщики обращаются для отстаивания своих интересов в суд. Хотя, имея на руках четкий договор, достаточно грамотно подготовить претензию и исковое заявление, чтобы решение суда было на твоей стороне, утверждает Олег Осадчий. «Причин, по которым предприятия не торопятся идти в суд, несколько, — объясняет Наталья Тиховская. — Некоторые боятся потерять покупателя, поэтому прощают задолженность себе в убыток, другие поставщики не волнуются по такому поводу, потому что их рентабельность настолько высока, что позволяет не обращать внимания на рост дебиторской задолженности. Однако ситуация меняется. С усилением конкуренции рентабельность будет снижаться и все большее количество предприятий станут бороться за каждый процент своей рентабельности. Например, предприятия, которые находятся на факторинговом обслуживании, переуступают банку-фактору вместе с дебиторской задолженностью по оплате поставки и право на применение штрафных санкций. И банк корректно, но настойчиво использует это право». Как отмечают эксперты, сегодня наблюдаются устойчивые тенденции к росту обращений в суд.
Договоры на аутсорсинг
Следить за соблюдением всех правил договорной работы может либо собственная юридическая служба предприятия, либо банк-фактор, которому предприятие заказало администрирование дебиторской задолженности. Роль банка-фактора заключается в следующем: всесторонне оценить контракт, то есть определить, можно ли по нему реально работать. Если договор не соответствует законодательству, то банк рекомендует заключить дополнительное соглашение. «В случае, если контракт принимается банком на факторинговое обслуживание, то банк-фактор обязательно изучает договор на поставку товара и весь документооборот, который сопровождает поставку товара, — рассказывает Наталья Тиховская. — При этом мы сталкиваемся даже с курьезными случаями. Например, не секрет, что каждая компания использует свою типовую форму контракта. Но если участников договорных отношений несколько, то бывало так, что с одними партнерами предприятие подписывало собственную типовую форму договора, а с другими — их типовую форму. Получается, что в подобной ситуации управление дебиторской задолженностью сильно осложнено. Ведь в «чужой» типовой форме возникали неожиданные формулировки, дававшие покупателю возможность не платить за заказ. Например, в договоре между поставщиком и покупателем был предусмотрен пункт «Покупатель обязан обеспечить хранение товара в соответствии с ГОСТами, ТУУ и другими нормативными актами». Просрочку оплаты по поставке покупатель мотивировал тем, что не приобрел товар и даже не взял товар на реализацию, а просто — на хранение, затягивая этим сроки оплаты по поставке».
Есть еще одна проблема для клиентов, с которой банк-фактор сталкивается ежегодно. «Обычно договоры заключаются с 1 января по 31 декабря. Но на практике они перезаключаются в период с января по апрель, а не в конце года. Своевременное переоформление договоров — достаточно редкое явление. При этом и в январе, и в последующие месяцы поставки продолжаются. И они оказываются вне договорных отношений. Когда банк берет предприятие на факторинговое обслуживание, то отслеживает и заставляет активизироваться поставщика и покупателя в части подписания дополнительного соглашения на продление срока действия договора. Или часто возникает необходимость перезаключить договор, поскольку предыдущий уже является недействительным, а к тому же часто бывает, что он был неграмотно составленным или неполным», — резюмирует Наталья Тиховская.
Сотрудничество с банком-фактором повышает качество и безопасность бизнеса Банк-фактор всегда осуществляет проверку самого факта поставки товара, а также документы, которыми оформлена данная поставка, остаток задолженности за покупателем по оплате поставки. В течение всего срока обслуживания по факторингу контракта на поставку товара банк-фактор дает консультации касательно таких вопросов: рекомендации относительно возможных условий оплаты товара, изменение условий оплаты товара, установление и использование поставщиком в своей сбытовой политике товарных лимитов (в разрезе каждого покупателя), изучает (и при необходимости «реставрирует») полный документооборот поставщика, связанный с отгрузкой товара и учетом задолженности за покупателем. Как результат — предприятие-поставщик выходит на более качественный уровень взаимоотношений с покупателями (а это четкость и прозрачность бизнеса, репутация и имидж, что учитывается аудиторскими компаниями и другими внешними потребителями такой информации). Кроме того, минимизируются операционные риски поставщика, и он имеет возможность сконцентрироваться на своем непосредственном бизнесе и меньше уделять времени страхам: на какую сумму можно предоставить товарный кредит поставщику? Какие мои могут быть потери? Работа банка-фактора с дебиторами очень много говорит и для компаний-производителей при выборе надежного партнера. По «поведению» банка-фактора можно оценить степень риска работы с каким-либо покупателем, определить уровень доверия к нему, наладить и согласовать оптимальные условия расчета. При высоком уровне платежеспособности, например, увеличить партии товара, увеличить отсрочку платежа и сделать лучшее ценовое предложение. Для покупателей с низкой платежной дисциплиной, низким уровнем продаж и оборачиваемости продаж, наоборот — ужесточить условия отгрузки и оплаты товара: сократить или отказаться от отсрочки платежа, ужесточить контроль за товарными лимитами, а может иногда вообще заменить данного покупателя на другого.
— Обязанность банка-фактора проконсультировать и проинформировать клиента (как поставщика, так и покупателя) о правилах документарного оформления договора поставки товара согласно действующему законодательству, фиксирования и подтверждения задолженности покупателя по сделке с отсрочкой платежа. При этом соблюдается «политкорректность», чтобы не нарушить взаимоотношения поставщика с покупателями. Это значительно усиливает позиции поставщика и уберегает его от неоправданных возможных потерь по невозврату дебиторской задолженности.