Конвертация времени в деньги

Налаженный учет рабочего времени сотрудников во многих случаях оказывает непосредственное влияние на производительность труда.

Помните, как в юные годы вы поднимались на порог школы, где вас встречала улыбающаяся, а иногда не очень, завуч по воспитательной работе? И не дай бог опоздать, поскольку в этом случае приходилось выслушивать долгую лекцию, оборачивавшуюся гораздо большими потерями учебного времени, нежели те пять минут, на которые вы опоздали.

Ручной учет
Мы уже давно пережили школьный возраст, но по-прежнему опаздываем, теперь уже на работу. Никогда не забуду историю, рассказанную мне менеджером по персоналу одной довольно крупной украинской компании. Каждый день одна из служащих департамента по управлению персоналом выходила на проходную с огромным плакатом, на котором были написаны фамилии всех сотрудников компании, а это без малого 150 человек (речь идет только о головном офисе). Можете себе представить, во что каждый день превращалась проходная в 9.00. Ведь каждого нужно было найти в списке и напротив фамилии поставить либо синий квадратик, что значит – человек пришел вовремя, либо красный – опоздал. Внутрь красного квадратика дополнительно вписывалась цифра, указывающая, на сколько сотрудник задержался. А в конце недели эта же сотрудница собирала в кучу все списки и, бойко стуча пальцами по калькулятору, подсчитывала для каждого общее время опозданий. В понедельник цифры бурно обсуждались на собрании, злостных нарушителей наказывали, и процедура повторялась. Сотрудники действительно стали опаздывать меньше… Но сама процедура?! Ведь можно легко автоматизировать этот процесс, не говоря уже о том, что с имиджевой точки зрения для компании, позиционирующей себя как лидер рынка, такое игнорирование информационных технологий выглядит просто вызывающе.

Компьютеризированный контроль
Современные информационные технологии предлагают такое решение, как система контроля доступа (СКД), предназначенная для ограничения входа в помещения, сбора, анализа и хранения информации о действиях сотрудников и посетителей. Работа системы базируется на считывании данных с идентификаторов и их сравнении с заложенными данными в памяти системы для определения права сотрудника на проход на охраняемую территорию. Кроме своей прямой функции разграничения доступа, СКД может использоваться для автоматического учета рабочего времени, контроля прохождения заданного маршрута охранником, управления различными устройствами (сиренами, освещением и т. п.).

Принцип функционирования системы прост. Каждому сотруднику присваивается идентификатор, которым может быть карточка или брелок, содержащие индивидуальный код доступа либо биометрические данные (отпечаток пальца, геометрия руки, рисунок сетчатки или радужной оболочки глаза, cмоделированное трехмерное изображение лица). Идентификатором может быть также объединение нескольких из вышеперечисленных идентификаторов. У входа на предприятие или в подлежащие контролю помещения устанавливаются считыватели – специальные устройства, считывающие информацию с идентификатора и передающие ее в систему, где каждому коду поставлена в соответствие информация о правах владельца идендитификатора. На основе сопоставления этой информации и ситуации, при которой был предъявлен идентификатор, СКД принимает решение: открывает или блокирует двери, переводит помещение в режим охраны, включает сигнал тревоги и т. д. Она также запоминает все факты предъявления идентификатора и связанные с ними действия (проходы, тревоги и проч.). Один и тот же идентификатор может служить ключом для различных дверей, а может открывать только одну. Для временных сотрудников и посетителей оформляются временные «пропуска» – идентификаторы с ограниченным сроком действия.

Используя СКД, на предприятии можно с большой эффективностью обеспечить пропускной режим как на его территорию, так и в отдельные помещения. Это поможет решить проблему защиты от несанкционированного доступа в служебные помещения, а также несанкционированного выноса (вывоза) материальных ценностей. Вместе с тем СКД позволит эффективно решать задачи защиты конфиденциальной информации, обрабатываемой в некоторых помещениях предприятия, и не только повысить безопасность предприятия как объекта в целом, но и безопасность сведений, относящихся к коммерческой тайне, что снижает общие затраты на обеспечение безопасности предприятия.

Это еще не все. Одной из основных задач системы является учет рабочего времени.

Автоматизированный учет
Сейчас модуль учета рабочего времени (УРВ) стал неотъемлемой частью СКД. Функциональные возможности модуля в каждой из систем могут различаться, но практически все они умеют выполнять набор стандартных задач:

• расчет отработанного сотрудником времени за заданный период;


• учет нарушений сотрудником рабочего графика (опоздания, отсутствие на рабочем месте, преждевременный уход с работы и т. п.);


• создание различных отчетов за разные промежутки времени (день, неделя, месяц, год).

Помимо этого, ряд систем могут похвастаться и куда более продвинутыми функциями модуля УРВ:

• возможностью занесения в систему информации о причинах отсутствия сотрудника на рабочем месте (речь идет о больничных, командировках, отпусках) с последующим учетом этой информации при расчете;


• возможностью создания табеля по различным формам, созданным специально под заказ потребителя;


• экспортом сформированных отчетов и форм для использования их в различных кадровых и бухгалтерских программах, в том числе и для расчета заработной платы.

Однако пожелания заказчиков к работе модуля УРВ с каждым днем становятся все более разнообразными. В зависимости от специфики работы предприятия возникает необходимость в определенных нестандартных формах отчетов, реализации нетривиальной логики расчета заработной платы и т. п. Множество систем, представленных на рынке Украины, имеют возможность создавать отчеты по требованию путем создания требуемого вида формы с сохранением в нужном формате для экспорта в другие программы и выводом полученных данных на печать.

В качестве исходных данных модуль УРВ использует события системы, связанные с авторизованным проходом сотрудников через точки доступа на предприятии. Сразу отметим, что учитывать рабочее время можно только по точкам прохода, оборудованным считывателями идентификаторов с обеих сторон, в противном случае система просто не сможет узнать, сколько времени человек находился в заданной области (на рабочем месте). На основе этих событий рассчитывается фактическое время, проведенное сотрудником на работе. Правила подсчета данного времени могут быть различными и зависят от требований, предъявляемых руководством к трудовой дисциплине подчиненных.

Интеграция функций
СКД вместе с охранно-пожарной сигнализацией и системами телевизионного наблюдения образуют базу для интеграции систем безопасности зданий в единый комплекс. Они способны взаимодействовать с другими информационными системами, обеспечивающими жизнедеятельность зданий и управление компанией. Прежде всего речь идет о системах управления зданием, системах управления персоналом и коммерческих системах. Получая максимальную информацию о действиях людей (в том числе от других систем безопасности), СКД могут делиться ею с другими системами. Это в значительной степени упрощает и стимулирует работу сотрудников, позволяет собственникам экономить энергоресурсы. Так, например, реальные данные о времени прихода и ухода работников из здания позволяют регулировать микроклимат и освещенность на рабочих местах, тем самым уменьшая затраты на энергопотребление. Та же информация, обработанная для бухгалтерских и кадровых служб предприятия, дает возможность автоматизировать расчет заработной платы, отпусков, вести учет и анализ посещаемости по каждому человеку отдельно. Как результат – уменьшение расходов на бухгалтерский аппарат, повышение управляемости предприятием. На базе карточки СКД можно интегрировать различные коммерческие и социальные приложения: внутренняя расчетная система, медицинская информация, электронный кошелек и др.

Данная система препятствует воровству на предприятии, в том числе личных вещей, саботажу, промышленному шпионажу, умышленному повреждению имущества, убирает человеческий фактор при принятии решения о допуске на территорию охраны, контроль повышает дисциплину труда.

Все эти достоинства помогают делать бизнес более эффективным, организовать работу сотрудников таким образом, чтобы они могли сосредоточиться на рабочем процессе, не отвлекаясь на ненужные мелочи.