Выручка от автоматизации

Производители FMCG при росте объемов продаж сталкиваются с организационными сложностями. Для решения данной проблемы они прибегают к автоматизации.

В процессе доставки товара потребителю задействована целая цепочка участников. В связи с этим ростом объемов порой непропорционально увеличивается сложность своевременной доставки товара. Одними из первых на рынке FMCG с данной проблемой столкнулись крупные пивовары. Вариантом совершенствования этого бизнес-процесса является автоматизация дистрибуции. «САН ИнБев Украина» успешно эксплуатирует подобную систему.

Конвейер для продаж
«САН ИнБев Украина» – лидер рынка по объему продаж. Ее сеть распространения продукции разделена на восемь стратегических регионов и насчитывает около 130 представительств по всей Украине, учитывая то, что в каждом филиале работает в среднем 15 человек, а общее количество торговых представителей приближается к 2 тыс. человек.

Такие масштабы бизнеса таят в себе не только преимущества. Обратной стороной медали является необходимость на должном уровне реализовать все составляющие бизнес-процесса, чтобы сложный механизм не рухнул и продукция компании своевременно стояла на полке каждой торговой точки, с которой заключен договор. «Украина прошла несколько этапов развития пивного рынка, – рассказывает директор по поддержке торговых операций компании «САН ИнБев» Константин Иванюк. – Сначала пришли производители, просто торговавшие, не имея упорядоченной дистрибьюторской системы. Затем начали внедряться различные технологии, появился порядок в системах, критерии, которые предъявлялись к дистрибьюторам». Именно на этом этапе было решено внедрить автоматизированную систему по управлению дистрибьюторской сетью.

Процесс ее внедрения проходил в несколько этапов: сначала компания в 2005 г. реализовала пилотный проект с тремя, а потом и пятью своими партнерами, затем спустя год систему начали разворачивать по всей стране. Внедрение завершилось в конце прошлого года, когда распространение системы среди дистрибьюторов пивовара достигло 100%.

Поставщиком программного решения стала украинская компания SoftServe. Ее продукт под названием SalesWorks уже установлен у целого ряда FMCG-компаний (Nestle, Kraft, P&G, «Ласунка» и т. д.). Он позволяет организовать продажи с использованием мобильных устройств. Благодаря этому можно быстрее получать необходимые данные, консолидировать их в общей базе и более оперативно и точно принимать решения. К. Иванюк: «Большинство программ подобного типа не очень отличаются одна от другой. Но пивной рынок имеет свою специфику – наличие оборотной тары, возможность дебиторской задолженности у розницы, сложная система дистрибуции». На пивном рынке дистрибуция в информационном отношении трехуровневая: первый – торговый представитель, второй – супервайзер и третий – консолидированная система сбора данных по всей компании. В связи с этим процесс внедрения, доработки и поддержки автоматизированной системы весьма сложный. Все это сопровождается еще и дефицитом соответствующих кадров: на рынке очень редкие случаи, когда специалисты по IT разбираются в продажах, поэтому таких специалистов пришлось обучить, утверждают в «САН ИнБев Украина».

Приложенные усилия дают достойную отдачу. «Большинство существующих систем на рынке предоставляют выгоду кому-то одному: либо производителю (простой сбор информации), либо дистрибьютору (для ускорения процесса передачи информации от торговой точки), либо для торгового персонала (внедрение КПК сокращает количество бумаг и времени на их заполнение), – утверждает г-н Иванюк. – Мы же постарались собрать из всего этого лучшее и внедрить его вместе». Таким образом, преимущества получили все участники процесса дистрибуции.

Со скоростью мысли
Виктор Лавринев уже более двух лет работает торговым представителем компании «САН ИнБев» в Симферополе. Он застал и те времена, когда системы автоматизации еще не было. По его утверждению, она изменила саму модель работы. В частности, был стандартизирован порядок рабочего дня, который теперь начинается и заканчивается анализом сделанного, что позволяет более точно формулировать стратегические цели и оценивать качество работы. Это было просто немыслимо раньше вследствие отсутствия оперативных данных.

По словам г-на Лавринева, появление системы он и его коллеги встретили настороженно, мол, зачем нам КПК, когда мы уже и так привыкли выполнять свою работу, а разбираться с техникой весьма сложно. Однако сегодня вспоминает былые времена без грусти: «Когда вся информация (заявки, остатки продукции, дебиторская задолженность) находилась на бумажных носителях, было крайне неудобно, поскольку приходилось носить с собой огромное количество бумаг, переносить на стандартные бланки определенную информацию. На это тратилось большое количество времени, да и ошибки были неизбежны, что приводило к довольно неприятным моментам». Сейчас же процесс работы с торговой точкой занимает считанные минуты: данные вносятся в КПК, после чего мгновенно отправляются на обработку с помощью сотовой связи. Более того, торговый представитель имеет при себе всю информацию по каждой торговой точке вплоть до даты рождения ее владельца.

Естественно, многие торговые представители смогут указать на недостатки внедренной системы: бумага надежнее, зимой в мороз она не разряжается, не ломается, всегда под рукой, стоит меньше и т. д. Возникали сложности при внедрении и с восприятием новшества, что потребовало от компании проведения серии тренингов. Вскоре сказался эффект снежного кома: когда передовые дистрибьюторы и торговые представители начали пользоваться системой, они стали хорошим примером для остальных. В «САН ИнБев» с улыбкой рассказывают о 53-летнем торговом представителе из Севастополя, который ранее был командиром подводной лодки. Освоив за неделю новую систему, он очень быстро приобщил к ней своих молодых коллег.

Преимущества для дистрибьютора от внедрения системы начинаются с банальной экономии бумаги и заканчиваются оперативностью. Ведь неудовлетворенный спрос в рознице – основная головная боль любого поставщика товаров. Система мобильной дистрибуции построена таким образом, что переданные заявки автоматически консолидируются и фактически сразу же уходят на погрузку и печать. Это позволяет отказаться от диспетчеров, которые принимали бы, обрабатывали и вручную переносили заявки в компьютер.

Оперативные поставки на руку также торговым точкам, ведь наличие товара на полках напрямую влияет на объем продаж, система позволяет автоматически формировать оптимальный заказ для каждой точки. Торговый представитель может рекомендовать продавцу тот или иной продукт в зависимости от его объемов продаж и наличия. Это особенно актуально в случае с «САН ИнБев», имеющей в продуктовом портфеле около 70 наименований: запомнить их ритейлеру часто не представляется возможным.

Естественно, значительные дивиденды получает и сам производитель, явившийся инициатором данного нововведения. «Главное преимущество для нас в том, что мы имеем информацию, позволяющую контролировать систему сбыта. К примеру, мы можем устанавливать и внедрять стандарты, будь то обязательное количество визитов торгового представителя в торговую точку или объем товара, необходимый для точки», – делится К. Иванюк. Поскольку компания получает массив данных, отпадает необходимость заказывать некоторые исследования. Появляется возможность определить оптимальное количество персонала на отдельно взятой территории – прямая экономия для компании. Наконец, все показатели торгового представителя как на ладони, что снижает вероятность недобросовестного выполнения им своих обязанностей.

Непрерывная оптимизация
За недолгое времЯ функционирования системы «САН ИнБев Украина» уже есть чем похвастаться. На основании полученных данных пивовару удалось изменить немало бизнес-процессов. «Мы оказывали консультации и развивали системы наших бизнес-партнеров, особенно по учету тары, складов, продукции и дебиторской задолженности торговых точек. В частности, внедренная нами система учета дебиторской задолженности была воспринята большинством дистрибьюторов как эффективная, и они перешли на нее», – рассказывает г-н Иванюк.

В то же время намерения компании по эксплуатации системы не исчерпываются уже сделанным. Ближайшие планы предполагают оптимизацию анкетного модуля, а также внедрение системы, позволяющей проследить ценообразование на рынке. Есть также планы по контролю и обслуживанию торгового оборудования: поскольку сервис тех же холодильников возложен на сторонние компании, то достаточно сложно проследить за своевременным выполнением заявок на ремонт. Внедрение соответствующего модуля позволит автоматизировать и этот процесс.

Рынок подобных систем в Украине находится на начальном этапе развития, однако ими стремятся обзавестись многие компании сектора FMCG, заботящиеся об оптимизации своей деятельности и сокращении издержек. Если бухгалтерский учет уже стабилизировался и компании имеют стандартную налоговую отчетность, то управленческий учет должны организовать самостоятельно, и они, как правило, приходят к тому, что его нужно автоматизировать, – заключают в «САН ИнБев». 

И миллиона не жаль Вячеслав Кадников, коммерческий директор NAUMEN: – Для серьезного игрока на рынке FMCG подобная система так или иначе необходима для эффективного ведения бизнеса. Поэтому они распространены и в Украине. Но масштаб внедрений может быть совершенно разным, он зависит от масштаба самой дистрибьюторской сети. Потенциал этого рынка в стране весьма велик. По сути, такие системы могут использоваться в любой компании, чьи товары продаются в розницу. Это могут быть издательские дома, фармацевтические компании. Но, конечно, подавляющее большинство пользователей такого рода решений – дистрибьюторы товаров массового спроса. В зависимости от масштаба внедрение может стоить от нескольких тысяч до нескольких миллионов долларов, поддержка – от единиц до сотен тысяч в год. Основные решаемые задачи – повышение эффективности работы торговых представителей, грамотное планирование их деятельности и загрузки, оптимизация процесса исполнения заказов, автоматизация рутинной работы. В Украине внедряются в основном системы западного или российского производства, хотя есть и несколько украинских разработок, имеющих опыт реального внедрения.

Заполнение вакуума Валерий Левенстам, вице-президент по коммерции холдинга Fozzy Group: – Среди ключевых моментов сотрудничества между поставщиками и ритейлерами можно выделить определение ассортимента товаров и систему пополнения товарных запасов по оговоренному ассортименту. По нашему опыту, больше всего проблем возникает при выполнении заказов. Очень часто поставщики недопоставляют товар в розницу ввиду несовершенства логистических процессов и других причин. В частности, у поставщиков, напрямую доставляющих продукты в магазины сетей, уровень доступности товара (наличия на полке) достигает в среднем около 60%. Поэтому даже частичное невыполнение заказа приводит к незаполненности полок, а пустыми полками мы торговать не можем. Уровень доступности товара поставщиков, которые пользуются услугами наших распределительных центров, поднимается до 90-95%. Достичь таких показателей нам помогло внедрение автоматизированных систем, в том числе MySAP ERP и Gold. Автоматизация бизнес-процессов значительно повышает эффективность сотрудничества, поэтому, естественно, внедрение автоматизированных систем управления поставщиками мы только приветствуем, так как это позволит приблизиться к желаемым 100% присутствия товара на полке. Таким образом, повышается доходность обеих сторон. Потребитель от этого тоже только выигрывает.

В консолидации сила Юрий Горго, вице-президент по информационным технологиям холдинга Fozzy Group: – У ритейлера и поставщика, по сути, одна задача: продать товар, причем как можно быстрее, по справедливой цене и хорошего качества. Для этого товар должен всегда быть на полке в необходимом количестве, товарного вида, с наличием ценника, информации о нем в кассе и т. д. Поэтому очевидно, что ритейлер и производитель должны сотрудничать, в том числе и при согласовании работ IT-систем. Если автоматизированные системы управления внедрены и у поставщика, и у ритейлера, то при взаимодействии IT-систем становятся возможными: оптимизация документооборота между поставщиком и ритейлером (например, изначально корректное заполнение форм заказов) благодаря согласованности основных данных в обеих системах; приведение к единому стандарту формы передачи и исполнения заказов, автоматизация данного процесса, что в результате позволяет сократить затраты и существенно уменьшить количество ошибок; сбор и обработка данных для аналитики продаж; ѕ оперативный доступ поставщика к аналитическим отчетам ритейлера по своему товару.

Отмашка дана Александр Мельников, управляющий директор «SAP Украина»: – Системы автоматизации торговых процессов начинают интересовать связанные с торговлей украинские компании. Это актуально в первую очередь для тех, у кого развита филиальная сеть, и кому оперативно нужна информация. Сейчас к нам уже поступают такие запросы. Мы заняты реализацией одного подобного проекта, тоже на рынке FMCG. Рынок таких систем начал формироваться достаточно давно. Условно можно сказать, что старт их развитию был дан с распространением мобильной связи: пошли звонки вроде «я сделал за сегодняшний день столько». Впоследствии рынок стал прогрессировать вслед за улучшением коммуникационных возможностей и функциональности устройств. Необходимость внедрения подобных систем обусловлена несколькими факторами: скорость получения информации, планирование и контроль работы торговых представителей, контроль затрат. Наиболее сложным этапом во внедрении подобной системы является преодоление менталитета и привычек менеджеров.