Сергей Остапенко, финансовый директор «Майкрософт Украина»
Сергей Остапенко
Опыт работы:
с января 2008 г. по настоящее время — финансовый директор компании «Майкрософт Украина»;
2007 г. — исполнительный директор компании Avon Cosmetics Ukraine;
2003-2006 гг. — финдиректор компании Avon Cosmetics Ukraine. Принимал непосредственное участие в реализации таких ключевых проектов, как строительство нового офисно-складского комплекса, внедрение системы управления затратами, создание принципиально новой сервисной модели Avon в Украине;
2002-2003 гг. — финансовый директор Восточно-европейской группы компаний ALICO AIG Life, включающей фирмы по страхованию жизни, пенсионный фонд и компанию по управлению активами;
2000-2001 гг. — старший финансовый аналитик в подразделении страхования жизни American International Group (AIG) в центральном и восточном европейских регионах;
1997-1998 гг. — супервайзер отдела финансового контроллинга компании Coca-Cola Beverages Ukraine Co.;
1995-1997 гг. — финансовый аналитик компании ALCOA CSI INC (один из мировых лидеров по производству алюминия);
1995 г. — аудитор отдела аудиторских услуг консалтинговой фирмы «Артур Андерсен».
Образование:
в 1995 г. окончил Киевский государственный экономический университет по специальности «бухгалтерский учет и аудит»;
1998-2000 гг. — степень MBA по специальности «корпоративные финансы» (Рочестерский технологический институт, США). Обучаясь по программе MBA, параллельно окончил интернатуру в Гарвардском университете, где участвовал в консультационных проектах в сфере пенсионной и финансовой реформ в Украине.
А риски — ВРОзь!*
Опыт компании по передаче бухгалтерии на аутсорсинг
Если функции ведения налогового и бухгалтерского учета не являются специализацией компании, источниками конкурентного преимущества, то выгоднее их передать на аутсорсинг. Бессмысленно растить экспертов бухгалтерского и налогового учета в стране, где этот учет регулярно с интервалами в несколько лет претерпевает радикальные изменения. Впрочем, хотя преимущества аутсорсинга и очевидны, тем не менее, учитывая специфику отечественного бизнеса, недостатки такого решения также существенны.
*BPO (Business Process Outsourcing) — аутсорсинг бизнес-процессов;
передача бизнес-процессов компании на полное попечение внешней фирме.
В Европе бухгалтерию на аутсорсинг передают 86% компаний среднего бизнеса, в США — 92%, в Израиле — 96%. В Украине к подобной практике прибегают пока единицы, преимущественно представительства транснациональных корпораций. Одной из таких компаний является «Майкрософт Украина», с финансовым директором которой, Сергеем Остапенко, &.ФИНАНСИСТ беседует о преимуществах и не достатках аутсорсинга.
Как давно ваша компания начала использовать аутсорсинг бухгалтерии?
«Майкрософт Украина» использует данные услуги с 2004 года, то есть уже более четырех лет. Аутсорсинг бухгалтерии — стандартный подход предприятий в подавляющем большинстве стран, где он разрешен законодательством. Естественно, к такому решению нас подтолкнуло желание сфокусироваться на основном бизнесе компании, а не на администрировании и обработке документации.
Опыт в данном вопросе есть и у материнской компании, но, к сожалению, он малоприменим в связи со спецификой требований по локальной бухгалтерской и налоговой отчетности. Поэтому структурировать работу аутсорсинговой компании и согласовывать разделение сфер ответственности приходится с учетом этих требований. Хотя, конечно, некие общие параметры присутствуют, такие как количество людей, задействованных в проекте, соответствующее определенному уровню продаж и числу операций.
Чем вас привлекает бухгалтерский аутсорсинг? Какие плюсы данной формы работы вы определили для своей компании?
В первую очередь, это снижение рисков и стандартизация процессов, которые не являются ключевой компетенцией Microsoft. Наша компания — прежде всего разработчик и продавец высокотехнологичного интеллектуального продукта. Основная задача сервисных функций, в том числе бухгалтерии, — обслуживание служб маркетинга и продаж. Поэтому рутинные операции головного офиса и поддерживающие основной бизнес функции мы стараемся максимально отдавать специалистам в данных видах услуг. Тут следует провести четкие границы между финансовым управлением, анализом бизнеса и рутинными операциями по фиксации и отражению в учете уже свершившихся либо текущих фактов хозяйственной деятельности. Первое, несомненно, является ценной частью бизнеса и возможно только при постановке последнего на четкую правильную основу.
Известно, что бухгалтерия — это и деньги компании, и ответственность. В связи с этим, каким образом вы распределили риски?
Действительно, претензии проверяющих органов предъявляются к руководству компании, а не к тому бухгалтеру, который составлял отчетность. Но стандартным условием договора является регресс этих обязательств партнеру, который оказывает услуги.
В нашем случае риски по правильности составления бухгалтерской и налоговой отчетности несет аутсорсинговая компания. Как известно, «полное спокойствие может дать человеку только страховой полис», поэтому следует проверять качество страхования рисков партнера. При согласовании нашей бухгалтерской политики мы ведем совместные переговоры, взвешивая возможные риски в связи с той или иной трактовкой законодательных норм. Определенные требования к документам или операциям в учете прописаны законодателем нечетко, их трактовка в налоговом учете неоднозначна, ведь не секрет, что иногда даже письма-разъяснения налоговой администрации не проясняют вопрос. Налоговый бухгалтер в аутсорсинговой компании может занимать более консервативную позицию, чем наша компания, поэтому приходится находить компромисс и делить какую-то часть рисков.
По умолчанию каждый наш поставщик услуг подписывает соглашение о неразглашении конфиденциальных данных, а его сотрудники, имеющие допуск к корпоративной сети или работающие на территории нашей компании, автоматически подпадают под наши требования в плане безопасности и прочее.
Как вы боролись с такими «слабыми звеньями» аутсорсинга, как формальное исполнение обязанностей, низкое качество подготовки первичных документов, отсутствие оперативной управленческой информации?
Формального исполнения обязанностей никогда не наблюдалось. Напротив, при согласовании обязанностей каждого сотрудника на проекте всегда идет очень конструктивная работа, чтобы оставить для выполнения только самые важные и ответственные задания. Формализма нет в принципе, так как мы в любой момент видим, чем занят и чем дышит человек на проекте.
Низкое качество подготовки первичных документов, я считаю, не вопрос одной из сторон, а согласованная политика по требованиям к качеству «первички». Очень часто бывают моменты согласования минимальных требований, которые приемлемы для авансовых отчетов, ведь и на «Сникерс», съеденный в командировке, можно потребовать приложить копию свидетельства об уплате единого налога. Вопрос в разумном соотнесении затрат и выгоды.
С проблемой отсутствия оперативной управленческой информации мы не сталкиваемся. Аутсорсинговый персонал отвечает за первичное отражение хозяйственных операций, а управленческий учет и анализ хозяйственной деятельности лежит на наших службах: финансовом контролере и финансовом аналитике. Мы полагаемся на качественное отражение операций в учете. Большинство вопросов и согласований относятся именно к правильности самих проводок или интерпретации той или иной операции.
В основном борьба за качество состоит из трех элементов: качество персонала на проекте, преемственность людей в смысле знания компании, внутренних процессов, а также периодическое согласование возникающих вопросов с руководством аутсорсинговой компании (как минимум раз в квартал). Отпускать работу на самотек нельзя, бизнес растет, и процессы постоянно требуют корректировок.
По оценкам зарубежных экспертов большинство неудач в работе по аутсорсингу связаны именно с некачественными процедурами контроля со стороны заказчика за переданным бизнес-процессом. Вы согласны с этим?
Давайте определимся с критериями успешности. Для нашей компании таковыми являются стандартизация процессов и экономическая эффективность аутсорсинга. Если брать полную стоимость услуг бухгалтерского и налогового учета, то на внутреннюю организацию мы затратим больше, чем на покупку услуги у компании, которой не нужно организовывать процесс с нуля и которая сможет адаптировать его под растущие объемы нашего бизнеса.
Конечно, контроль над процессами требует внимания. Главное — поставить ключевые точки контроля в местах процесса, наиболее подверженных ошибкам и зависящих от человеческого фактора. К примеру, начисление и выплата заработной платы — классический с точки зрения контроля процесс. Если изначально не определить пути и время входа информации разных видов (приказы, заявления на удержание, выдачу авансов — от кого кому, до какого времени, кто проверяет, согласовывает, утверждает), не контролировать выборочно правильность начислений и не применять единую политику в отношении исключений, то сбоев в результате постоянных пересчетов не избежать.
Проводился ли вами предварительный расчет выгод перехода на аутсорсинговую форму работы бухгалтерии или оценка проекта? Ведь аутсорсинг дороже, чем свой бухгалтер…
По данному вопросу можно долго дискутировать, особенно в Украине. Я не поставил дешевизну услуг в список факторов привлекательности аутсорсинга. Многие коллеги, если говорить об эффективности этих услуг, действительно начинают с построения модели затрат. Но даже при отнесении массы непрямых расходов на стоимость бухгалтерии внутри компании (к примеру, аренда и амортизация рабочего места) мне еще не доводилось слышать о сравнительно более дешевых услугах аутсорсинга. Причина проста — начальная стадия развития рынка этих услуг и вообще уровень и отношение к профессии бухгалтера в Украине. К сожалению, сегодня у нас все еще преобладает не армия бухгалтеров на службе бизнеса, а легионы полуобразованных счетоводов, искренне верящих в то, что их основная задача — своевременная сдача его величества Отчета, а не предоставление услуг владельцам и руководству компании. Лишь малая часть людей в профессии осознают, что их главная функция — внутренний сервис, и они должны предоставлять информацию для принятия обоснованных решений, участвуя, таким образом, в управлении бизнесом. Что для вас сегодня важнее: иметь большее количество относительно недорогих бухгалтеров, задача которых — ублажать налоговых инспекторов, растить самостоятельно или перекупать специалистов высокого класса (а таковые на рынке, конечно, тоже есть) либо поручить задачу ведения учета, на результаты которого можно полагаться, профессиональной компании? Для меня ответ очевиден: аутсорсинг в Украине на сегодняшний день по своей сути очень напоминает консалтинг, а зачастую именно им и является. Покупая услугу, мы не стремимся снизить общую стоимость бухгалтерии как функции, а снижаем риски, выбирая работу с профессионалами. Мы ведь не в США находимся, где работу в аутсорсинге бухгалтерии поручают студентам, которые стандартно «на конвейере» обрабатывают тысячи инвойсов и платежей для своих клиентов, при этом особо не задаваясь вопросами отнесения на валовые затраты; где требования налогового законодательства давно прописаны, и правила игры не меняются десятилетиями. Наверное, это все будет и в Украине, но не сейчас.
На кого из сотрудников возложены функции бухгалтера, которые требуются ежедневно? Например, выписка доверенностей, подготовка акта сверки с контрагентом на запрос контрагента, работа с банками по текущим счетам и кредитным средствам, отправка платежей, выписка расходных накладных и так далее?
Право подписи, естественно, остается в компании. Управление банковским счетом, подписание документов, утверждение авансовых отчетов — все это лежит на плечах финансового контролера и финдиректора компании, однако при этом вся первичная работа по подготовке данных документов или, к примеру, набору платежных поручений, возложена на бухгалтеров аутсорсинговой компании. Для координации работы по текущим вопросам и документообороту один-два бухгалтера всегда должны находиться у нас в офисе. Это значительно облегчает работу.
Отчетность по П(С)БУ и МСФО тоже готовит аутсорсинговая фирма?
У нас довольно специфическая структура отчетности. «Майкрософт Украина» является подразделением Microsoft International, которое базируется в Ирландии и, в свою очередь, входит в корпорацию Microsoft. Мы ведем налоговый, бухгалтерский и управленческий учеты. Аутсорсинговая компания делает проводки как в локальном (1С), так и в управленческом учете (SAP), причем последний является основой для создания отчетности по GAAP нашими ирландскими коллегами. Часто задаюсь вопросом: кому нужно ведение бухгалтерского учета по украинским стандартам, кроме статистической отчетности, ведь на его основе ничего не делается, и никаких пользователей этой отчетности нет. И не только у Microsoft. Назовите мне хотя бы одну компанию, в отношении которой решение, к примеру о финансировании, делалось бы на основе бухгалтерской отчетности. Поэтому для минимизации трудозатрат стараемся максимально привести бухгалтерскую политику к стандартам именно налогового учета.
По каким принципам осуществлялся выбор аутсорсинговой фирмы? Проводился ли тендерный отбор?
Выбор делался предыдущим финансовым директором на основе проведенного тендера. При проведении тендеров мы в обязательном порядке проверяем компании, их историю, финансовое состояние, собираем всю доступную информацию с привлечением профильных агентств, которые помогают оценить надежность потенциального партнера. Это сегодня стандартные услуги на рынке.
Не попробовав запустить проект, вы не оцените действительное качество оказываемых услуг — слишком важен человеческий фактор: кого именно поставит компания на руководство проектом и т. д. Так было и в нашем случае: поработав полгода с одним провайдером, мы перешли к другому и остались с ним по сей день. На самом деле компании, которые сейчас есть возможность выбирать, можно пересчитать по пальцам одной руки, и это плохо. Аутсорсингом занимается, правда, не во всех странах, «большая четверка» аудиторских компаний, хотя стоимость их услуг, на мой взгляд, остается запредельной для большинства сегодняшних клиентов. Я делал бы выбор, ориентируясь на клиентский портфель, качество персонала (резюме людей, ведущих проекты), опирался бы на рекомендации нынешних и бывших клиентов и попробовал бы дать одно-два задания относительно получения налоговой консультации по таким рядовым вопросам, как трактовка той или иной операции в учете. Помимо этого, следует также оценить защищенность компании от возможных рисков. Ведь если вы регрессом выставите налоговые штрафы аутсорсинговой компании, проявившей халатность в их подготовке, необходимо быть уверенным в том, что, кроме уставного фонда в 17 тыс. грн., у нее есть чем рассчитаться по своим обязательствам.
Как вы оценили бы качество услуг, предоставляемых отечественными аутсорсинговыми компаниями?
Как очень разнородное и непредсказуемое. На мой взгляд, мы находимся в самом начале пути, когда есть несколько качественных, но дорогих провайдеров, и основная масса компаний, бизнес которых основан на одном-двух клиентах. Но рынок динамичен, и мы сами влияем на его формирование, поэтому, чем четче прописываем требования и разделяем профессиональную ответственность между собой и теми, кто оказывает услуги по аутсорсингу, тем быстрее сформируется профессиональный рынок таких услуг.
Были ли в вашей практике претензии к аутсорсинговой компании по поводу предоставления услуг? Как вы поступали в подобных случаях?
Скорее, были не формальные претензии, а согласование процесса работы персонала на проекте, когда изменялись или увеличивались в объеме участки работы. Значительное время уделялось согласованию требований к первичной документации, ведь при налоговых проверках инспектора первым делом смотрят накладные, авансовые отчеты. Соответственно налоговый бухгалтер спит и видит, что под каждый выпитый в заграничной командировке стакан воды подкладывается пакет документов с нотариальным переводом на украинский язык. Я бы сказал, что это нормальный рабочий процесс согласований. Случаи вычетов возникающих штрафов из комиссионного вознаграждения провайдера услуг никогда не вызывали конфликтов, поскольку в процессе проверок мы тесно взаимодействуем и причина возникающих претензий проверяющих органов всегда понятна.
По вашему мнению, каким компаниям и в каких случаях следует отдавать бухгалтерию на аутсорсинг?
Отдавать бухгалтерию на аутсорсинг имеет смысл прежде всего компаниям, работающим прозрачно и на 100% соответствующим требованиям законодательства. Если у вас ведется две бухгалтерии, присутствуют наличные, черные схемы импорта, то аутсорсинг вам не подойдет хотя бы потому, что за такой учет не возьмется ни одна компания. Свои риски в данном случае вы не сможете перенести. Да и какой собственник рискнет поделиться сокровенной информацией о своем непрозрачном бизнесе с третьей стороной? Если же бизнес легален и стабилен, то аутсорсинг имеет смысл использовать, когда у вас нет хорошо поставленной бухгалтерской службы, вы не имеете ресурсов для ее создания внутри компании и ваш бизнес предполагает большой объем рутинных операций в учете. Проводя сравнительный анализ, помните, что один-единственный штраф по НДС может стоить вам десятка годовых зарплат всех ваших бухгалтеров. Но если учет ведет третья сторона, то такой штраф в лучшем случае станет их головной болью, а в худшем — вас заранее предупредят о возможных возникающих рисках.
Было бы ошибкой считать, что аутсорсинг бухгалтерии — это способ экономии на зарплатах младшего и среднего персонала. Напротив, нанимая провайдера таких услуг, вы будете доплачивать за то, что ваш учет ведется в компании, держащей руку на пульсе всех последних изменений и требований в законодательстве. Правильно выбрав компанию, вы перестанете зависеть от экспертов в вашем штате, которые должны все удерживать в голове и могут недосмотреть или «недочитать» последние новости, не успеть обратить внимание на формулировку услуги в акте. Ключевое понятие при принятии решения — управление рисками.
&.Ф.
«Майкрософт Украина» На рынке страны с 2003 г. |
Сергей Остапенко: «К решению отдать бухгалтерию на аутсорсинг нас подтолкнуло желание сфокусироваться
на основном бизнесе компании, а не на администрировании и обработке документации».
«Аутсорсинговый персонал отвечает за первичное отражение хозяйственных операций, а управленческий учет и анализ хозяйственной деятельности лежит на финансовом контролере
и финансовом аналитике компании».