Как и для чего создаются современные системы управления предприятием

Системы управления предприятием можно разделить на два больших класса:

  • информационные системы управления предприятием, основанные на базе компьютерных технологий;
  • стандартные системы управления предприятием, построенные на основе требований национальных и международных стандартов.

Информационные системы – «искусственный интеллект» предприятия

Попробуйте представить, что каждое решение вашего предприятия просчитывается с использованием всего объема накопленной информации о прошлой, текущей и планируемой деятельности. Добавив к этому удобство в использовании, обработке и хранении информации, можно получить характеристику информационных систем управления предприятием, построенных на базе компьютерных технологий.

Информационные системы управления предприятием подразделяются на классы, базирующиеся на стандартных технологиях. К основным классам систем управления предприятием относятся:

MSP (Master Schedule Planning) – объемно-календарное планирование. Системы управления предприятием такого класса позволяют вести планирование и учет материальных, финансовых и человеческих ресурсов на мелких и средних предприятиях.

MRP (Material Requirement Planning) – планирование материальных ресурсов. Цель функционирования системы управления такого класса – определение конечной потребности в ресурсах по данным объемно-календарного плана производства. Ключевым в системе является приведение состава изделий к списку, по которому производится заказ материалов или планирование производства для внутреннего потребления.

MRP II (Manufacturing Recourse Planning) – планирование производственных ресурсов с анализом результатов производственного плана. Системы MRP II включают три уровня планирования: определение средств, требуемых для выполнения долгосрочных прогнозов на семейство продуктов, создание общего расписания на основе комбинации реальных заказов со средневременными прогнозами и детальный план потребности в ресурсах и мощностях.

ERP (Enterprise Recourse Planning) – класс интегрированных систем управления предприятием. Системы ERP представляют наиболее совершенные системы управления предприятием. Они предполагают унифицированную, централизованную базу данных, единое приложение и общий пользовательский интерфейс для финансово-хозяйственных задач всего предприятия: производственных, экономических, сбыта и хранения продукции.

Интегрированные системы управления предприятием (ERP – класс) построены на принципах управления процессами. Типичная ERP система включает процессы пяти уровней. Процессы первого уровня соединяют поставщиков, потребителей, персонал, акционеров, транспортных агентов, органы власти, а также прочие задействованные в деятельности организации стороны, то есть это управление снабжением, сбытом, персоналом, производством, финансами, проектами и т. д. Процессы второго уровня представляют собой детализацию процессов первого уровня. Например, в процесс первого уровня – снабжение – входят такие процессы второго уровня, как установление требований к поставкам, ведение реестра поставщиков, оценка поставщиков, входной контроль продукции и т. д. Процессы третьего уровня представляют собой детализацию процессов второго уровня и т. п. Нижний, пятый уровень процессов включает описание деятельности, выполняемой отдельно взятым сотрудником. Такой подход делает организацию мобильной и легко управляемой. Руководство может обнаружить несоответствия в месте их возникновения и изменить деятельность предприятия, откорректировав ключевые процессы.

Внедрение интегрированной системы управления (ERP-класс) на крупном западном предприятии приносит следующие результаты:

  • уменьшение складских помещений на 25%;
  • уменьшение остатка товаров на складах на 40%;
  • увеличение оборачиваемости товарно-материальных запасов на 65%;
  • увеличение оборачиваемости средств в расчетах на 30%;
  • уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат на 30% и т. д.

Первое, что делает западная компания для обеспечения эффективности управления, – создает единое информационное пространство на базе современных информационных систем управления. Информационные системы управления предприятием в своем большинстве многофункциональны, поэтому выбираются в зависимости от размера предприятия, а не от специфики его деятельности.

Стандартные системы управления – «управление по целям»

В подходах к управлению западными предприятиями используется концепция Management by Objectives – «управление по целям». Каждая цель является объектом управленческого воздействия и составляет основу специализированного вида управленческой деятельности. То есть управление разделено на управление финансами, управление персоналом, управление закупками, управление качеством, управление сбытом и др. Для специализированных предприятий существуют специализированные виды управленческой деятельности, например: управление безопасностью грузоперевозок морским путем, управление надежностью эксплуатации оборудования и др. Для большинства направлений разработаны стандартные системы управления предприятием.

Второй шаг, который делает западная компания для обеспечения эффективности управления, – выбирает ключевые направления деятельности, где целесообразно построить стандартную систему управления.

Для того чтобы ответить на вопрос, какая система управления принесет предприятию наилучшие результаты, необходимо проанализировать опыт других предприятий и мнение потребителей.

Согласно статистическим данным наиболее распространенными и используемыми в мире являются системы управления качеством, построенные по требованиям международных стандартов ISO серии 9000. Их используют практически все крупные предприятия в промышленно развитых странах мира, и большая часть мелких и средних компаний. На втором месте находятся системы управления окружающей средой, построенные по требованиям международных стандартов ISO серии 14000. На третьем месте по использованию находятся стандарты на системы информационной безопасности, системы управления зданиями и сооружениями, социальной ответственностью и др.

Популярность систем управления качеством, построенных по требованиям международных стандартов ISO серии 9000 и систем управления окружающей средой, построенных по требованиям международных стандартов ISO серии 14000 объясняется следующим. Доминирующая часть потребителей относится к юридическим лицам, использующим продукцию для дальнейшего производства или перепродажи. Таких потребителей более всего интересует стабильность поставок и бездефектность продукции. Стабильное соответствие декларируемых характеристик обеспечивается системой управления качеством. Наиболее универсальные требования к системе менеджмента качества устанавливаются международными стандартами ISO серии 9000. Экономические преимущества предприятий, имеющих систему качества, перед предприятиями, у которых ее нет, подтверждаются специальными исследованиями. По оценкам экспертов, ведущие западные компании с высочайшим исходным уровнем организации производства (например, Scania, Volvo, Prips (Швеция) смогли повысить прибыль на 10-20% в результате построения и сертификации систем качества.

При заключении долгосрочных партнерских отношений предприятия, имеющие «сомнительную» репутацию в области экологии или соблюдения прав человека, проигрывают перед конкурентами. Это связано с рядом причин. Среди них можно выделить высокую вероятность нестабильности деловых отношений, которая может быть вызвана внутренней нестабильностью в организации, конфликтными ситуациями с персоналом, экологическими службами и общественными организациями. Кроме того, репутация организации в значительной степени зависит от того, с кем она поддерживает деловые отношения. Стабильность работы организации и как следствие – стабильность поставок обеспечивается соблюдением производителем требований по экологии, правам человека благодаря функционированию системы управления окружающей средой и системы управления социальной ответственностью.

В рыночной среде, в условиях изобилия рыночных предложений, доверие потребителя к организации играет одну из основных ролей при выборе потребителем товара или услуги. Таким образом требования стандартов, используемых в организации, призваны обеспечить не только доверие к производимой продукции либо услуге, но и доверие к самой организации.

Политика предприятия и средства ее реализации

Третий шаг, который делает западная компания для обеспечения эффективности управления, – определяет политику в ключевых направлениях деятельности и внедряет стандартную систему управления в этих направлениях.

В центре любой системы управления лежит политика в той области, на которую распространяется система управления. В частности, для построения системы управления качеством руководство должно сформулировать политику в области качества, системы управления финансами – финансовую политику и т. д. В политике руководство предприятия должно определить цели и задачи предприятия в данной области, собственные цели и обязательства.

Сформулированные политикой цели и задачи следует контролировать. Так, если речь идет о постоянном увеличении удовлетворения потребителя или об увеличении доли рынка, этот процесс должен быть под контролем регулярных маркетинговых исследований. В политике может быть также определена желаемая тенденция развития предприятия либо бизнеса (приобретение компанией новых производств).

Политику необходимо сформулировать таким образом, чтобы сделать целенаправленной деятельность каждого сотрудника. Обычно политика предприятия формулируется на одном листе, заверяется подписью первого руководителя и печатью. Она предоставляется для ознакомления каждому сотруднику. Кроме стратегии руководства, на политику предприятия воздействует целый ряд внешних факторов. Приведем пример факторов, влияющих на политику в области качества:

  • гарантии предприятия относительно производимой или реализуемой продукции;
  • требования законодательства;
  • требования потребителей к качеству продукции и системам обеспечения качества;
  • требования к качеству, принятые ближайшими конкурентами;
  • экономические расчеты;
  • технологические условия.

Управление процессами как часть системы управления

Современные системы построены также на принципах управления процессами, и легко интегрируются как между собой, так и с информационными системами управления предприятием.

Стандартная система управления включает:

  • описание деятельности, необходимой для реализации политики, в виде процессов;
  • описание последовательности и взаимодействия этих процессов;
  • организационную структуру, распределение полномочий и ответственности в системе;
  • методики и методы осуществления процессов;
  • описание ресурсов, необходимых для адекватной реализации процессов;
  • установление критериев и методов, которые потребуются для мониторинга процессов;
  • установление информационных каналов, необходимых для мониторинга процессов;
  • измерение и анализ процессов.

Таким образом, исходя из современных подходов к управлению, деятельность предприятия моделируется как совокупность процессов, каждый из которых находится под контролем и управлением ответственного лица. Определенный набор этих процессов составляет основу стандартной системы управления, построенной по требованиям стандартов в узко специализированной области. Каждая из стандартных систем управления направлена на реализацию политики, сформулированной руководством предприятия в данной области. Стандартные системы управления определены наиболее важными для предприятия направлениями. Совокупность специализированных систем управления и единой информационной системы управления составляет общую систему управления предприятием, которая направлена на реализацию общей политики предприятия и находится в процессе постоянного контроля, анализа и совершенствования.

Сертифицированная система управления – показатель стабильности предприятия

Построение любой стандартной системы управления так же, как и информационной системы управления, происходит на протяжении периода времени от нескольких месяцев до года. Но эти затраты временных и финансовых ресурсов для западных предприятий имеют высокую степень окупаемости.

Соответствие системы управления требованиям международных стандартов может быть подтверждено сертификатами, которые выдаются органами сертификации. Это – основные показатели, определяющие стабильность функционирования организации на рынке. Наиболее признанными являются сертификаты на системы управления, выданные следующими организациями: Bureau Veritas (Франция), ABS (США), Den Norske (Норвегия), LloydХs Register (Англия), TUV (Германия), SGS (Швейцария).

Четвертый шаг, который делает западная компания для обеспечения эффективности управления, – сертифицирует системы управления с помощью признанных в мире сертификационных обществ.

Внедряя систему управления в соответствии с требованиями международных стандартов, руководство предприятия принимает на себя такие обязательства:

1. Определение политики в данной области.

2. Назначение своего официального представителя, который бы обеспечивал разработку, внедрение и поддержание в рабочем состоянии системы управления согласно требованиям используемого стандарта.

3. Проведение периодического анализа системы управления для подтверждения ее функциональной пригодности и эффективности в соответствии с требованиями используемого стандарта и принятой поставщиком политики. Данные такого анализа регистрируются.

Актуальность систем управления в Украине

Десятки украинских предприятий внедряют современные информационные системы управления и тысячи – создают единое информационное пространство. В 1996 году предприятий, имеющих систему менеджмента качества, построенную по требованиям стандартов ISO 9000, было шесть, а в 2000 году их уже насчитывается около 150. Результаты построения и сертификации систем качества очень неоднозначны. Есть множество положительных примеров, когда в результате построения одной из систем управления предприятием были повышены экономические показатели производства. В частности, сертификат на систему качества, выданный зарубежным органом по сертификации, существенно расширил экспортные возможности многих украинских предприятий.

Впрочем, в отечественной практике существуют также примеры, когда внедрение систем управления на предприятиях было малоэффективным. Большинство причин низкой рентабельности внедрения систем управления связано с устаревшими организационно-управленческими технологиями, используемыми на украинских предприятиях. Поэтому основной задачей развития предприятий является поэтапное освоение современных организационно-управленческих технологий, широко применяемых предприятиями в промышленно-развитых странах.

Наиболее оптимальный путь создания системы управления на украинских предприятиях:

1. Создание единого информационного пространства на базе имеющейся в наличии техники.

2. Внедрение сетевых программных средств, позволяющих управлять потоками информации.

3. Определение политики предприятия и направлений, имеющих для предприятия принципиальное значение.

4. Описание ключевых процессов, составление бизнес-модели предприятия.

5. Оценка ключевых процессов, составление «Профиля развития предприятия» (см. диаграмму «Профиль развития предприятия»).

6. Последовательная реструктуризация наименее развитых процессов.

7. Внедрение бизнес-планов по продукции и видам деятельности, аудит процессов, анализа и сокращения затрат.

8. Внедрение раздельного бюджета по продуктам и видам деятельности.

9. Внедрение методов управления проектами, создание проектов по совершенствованию структуры управления.

10. Внедрение интегрированного финансового учета.

11. Внедрение современной информационной системы управления.

12. Выбор ключевых направлений деятельности, в которых целесообразно построить стандартную систему управления.

13. Определение политики в ключевых направлениях деятельности и внедрение стандартных систем управления в этих направлениях.

14. Сертификация систем управления с помощью признанных в мире сертификационных обществ.

Создание системы управления на украинских предприятиях на уровне современных мировых стандартов может занять от 5 до 20 лет, в зависимости от размера предприятия. В то же время поэтапное освоение систем управления предприятием – процесс «благодарный» как с точки зрения возврата инвестиций, так и с точки зрения развития предприятия.

Залишити відповідь