Насколько жестким должен быть тайм-менеджмент руководителя?
Чем больше человек стремится успеть, тем больше он нервничает. А чем больше нервничает, тем меньше успевает. Получается замкнутый круг. Может ли разорвать его тайм-менеджмент?
Тренинг по тайм-менеджменту стал первым тренингом, который я прошел в своей жизни. Он был калькой западного тренинга. И дал мне представление о том, что такое тайм-менеджмент. Скажу честно, мне как человеку эмоционального типа было довольно тяжело придерживаться правил игры — заполнять множество листочков. Но это только подогрело мой интерес к управлению временем. После чего я прошел еще три совершенно разных тренинга с тем же названием.
Важнейший навык, который я получил, — способность ощущать время. Проще всего этому можно научиться, ведя хронометраж своей деятельности. Мне импонирует способ, предложенный российским тренером Глебом Архангельским. Нужно составить специальную таблицу — разбить свой день на 15-минутные промежутки и отмечать, что делал в данное время. Или же расписывать всю свою деятельность, помечая время начала и конца действия. И так примерно продолжать неделю, другую.
Уже на второй-третий день появляется четкое ощущение времени. Обнаруживается много интересного. Например, начинаешь понимать, что некоторые дела на самом деле отнимают в два раза больше времени, чем кажется. Или что очень насыщенный работой день ни на йоту не приблизил тебя к твоей стратегической цели, так как вместо того чтобы решать большие задачи, ты увязаешь в рутине. Когда я это понял, стал так планировать свой рабочий день, чтобы две трети его было занято на решение стратегических вопросов и только одна треть отдана текучке.
Главное — понять, что тайм-менеджмент — не догма, а набор эффективных инструментов для успешного ведения бизнеса. Из этих инструментов можно выбрать тот, который максимально соответствует твоему мировоззрению, типу личности и потребностям.
Не нужно расписывать свой завтрашний и послезавтрашний день по минутам. Но уметь чувствовать время и расставлять приоритеты необходимо. И не только для того, чтобы эффективно работать. С этим связано состояние счастья, гармонии. Если человек понимает, что делает что-то очень важное, приближающее его к заветной цели, он счастлив. Если же он целый день проводит в бесполезной суете, то чувствует себя уставшим и неудовлетворенным.
Кстати, насчет приоритетов. В стандартном курсе тайм-менеджмента приоритетность дел определяется так: важные и срочные; срочные и неважные; важные и несрочные; несрочные и неважные. А Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» написал, что у хорошего менеджера не бывает дел «срочных и важных»: все важные дела нужно заранее планировать и делать вовремя, а не в авральном режиме. Также он считает, что дела «несрочные неважные» вообще можно не делать, их можно, к примеру, делегировать. Или вообще забыть. Но с этим я не вполне согласен. Есть дела несрочные и неважные с точки зрения бизнеса (например, ответить на звонок жены или помочь другу), но они важны с точки зрения жизненных ценностей человека.
Я понял, что тайм-менеджмент должен быть гибким, нужно планировать только 60% своего рабочего времени, чтобы оставалось время на всякие неожиданности, на текучку, которую нельзя предусмотреть, но которая всегда возникает. Когда у человека жизнь расписана поминутно, он, сталкиваясь с неожиданностями, например, с дорожными пробками, впадает в стресс. Чем больше человек стремится успеть, тем больше он нервничает. А чем больше нервничает, тем меньше успевает. Получается замкнутый круг.
У нас в компании сейчас создается проектный офис. Мы переходим на новую систему управления, которая подразумевает планирование и своевременное выполнение каждым сотрудником своих задач, а также обязательную регулярную подачу отчетности. Это, во-первых, дисциплинирует людей, а во-вторых, стимулирует их к командной работе. Действующая раньше в нашей компании система менеджмента давала возможность людям находиться «в расслабухе». Я сам порой позволял себе расслабляться на работе, отвлечься, забыть что-то важное. А ведь я как владелец этого бизнеса — самый мотивированный в компании человек! Так что там говорить о персонале, который, естественно, менее мотивирован, чем я. Мне даже приходилось назначать себе «руководителя» — человека, который бы контролировал, сделал я запланированную работу или нет.
Сейчас, когда я активно использую инструменты тайм-менеджмента и управления проектами, нет вопроса, который бы ускользнул от моего внимания, забылся.
Это очень важно при общении с другими компаниями, особенно зарубежными. Ведь у нас пообещал и забыл — считается нормой жизни, а за рубежом бизнесмен обязан держать свое слово, иначе его никто не будет воспринимать всерьез.
Беда всех слишком унифицированных тренингов (и тренинга по тайм-менеджменту включительно) в том, что они составляются без учета личностных особенностей участников. Предполагается, что есть один общий стандартный подход, и он должен работать у всех. Каждому автору метода кажется, что его система универсальная, что это наилучший вариант, ведь он так долго над ней корпел и через себя пропускал. Но у него она работает идеально, а у кого-то другого — нет.
Один из самых распространенных вариантов тайм-менеджмента предполагает жесткое планирование деятельности, расчет ее во времени. Считается, что вся жизнь запланирована и расписана по минутам. Никаких живых эмоций, интереса не допускается. Такая модель не предвещает каких-то новых впечатлений, новых идей и новых открытий. Словом, никакой спонтанности. Метод подходит для узкой группы людей, управляющих каким-то работающим процессом, который нужно упорядочить.
Таких людей условно можно назвать администраторами. Это люди, способные мыслить логически, рациональные (отнюдь не интуитивные), спокойные, уравновешенные. Они все делают по порядку, в строгой последовательности. Детали, контроль, учет — их стихия. Подобные люди ориентированы на результат (причем краткосрочный).
Но для некоторых людей такое жесткое планирование не подходит, оно у них работать не будет. Это интуитивные, творческие личности, обладающие ярким образным мышлением, ищущие новые возможности, рискующие, умеющие работать в условиях неопределенности (сложно что-то распланировать четко по времени). Для них нужна какая-то другая программа, ориентированная на образное мышление, учитывающая их стиль деятельности.
Одни живут в мире четких инструкций, бизнес-процессов, жестких правил. Другие — в постоянно меняющемся мире возможностей. Третьи опираются на эмоциональную реальность, достаточно изменчивую, чтобы планировать все детально.
Что происходит с человеком, который пытается «съесть» учебную программу, предназначенную для другого типа мышления? Большинство людей ее просто «пожуют и выплюнут». Но у некоторых попытка освоить тот же тайм-менеджмент может вызвать сильную эмоциональную реакцию, переживание собственной неполноценности. Человек старается-старается, а ничего у него не выходит. У сотрудника, сидящего рядом, получается, а у него — нет. И резко падает самооценка: «Я идиот. Меня учили-учили планировать, а все идет кувырком». А проблемы-то никакой нет! Просто он — другой, его нужно учить другому и по-другому.
Тайм-менеджмент может быть неприменим и по иной причине. Я знаю менеджера среднего звена, которая, пройдя тренинг по тайм-менеджменту, расписала свою деятельность на три месяца вперед, потратив на это достаточно много времени и усилий. Через три дня что-то в ее графике изменилось, сместилось, и ей пришлось садиться и вновь переписывать весь свой план. На что ушло полдня. Потом еще что-то поменялось, она опять занялась корректировкой плана. В результате львиная доля ее времени уходила на такое переписывание. А через некоторое время она поняла, что на самом деле от нее ничего не зависит, она не может распоряжаться собственной деятельностью, ведь работает в среднем звене очень хаотичной организации, где нет четких целей, устоявшихся бизнес-процессов, стабильности и корпоративной культуры, в которой ценились бы четкость, выверенность, планомерность.
Конечно же, тайм-менеджмент (как управление собственной деятельностью) важен — мы в любом случае будем стремиться организовать свою деятельность. В программе тренинга обычно есть блок, связанный с прояснением ценностей и целей каждого участника. Эта часть, на мой взгляд, очень важна, она позволяет человеку структурировать собственные приоритеты. Эти выявленные ценности структурируются и реализуются через какие-то временные рамки в течение дня.
Кроме прочего, важно, чтобы люди на таком тренинге выслеживали собственный стиль мышления и то, как этот стиль влияет на их деятельность. И находили бы новые возможности организации своей деятельности, новые модели. Сколько участников, столько и вариантов. Но это требует от тренера совсем иных навыков, а от участников — максимальной отдачи. Хотя такой тренинг может получиться очень интересным.
А компании было бы достаточно, что сотрудники умеют организовывать собственную деятельность и, пользуясь какими-то общими критериями, договариваются между собой. Что же касается времени… Так мы и не мыслим себя и свою деятельность вне его, и так находимся во временных рамках.