О беспорядке на рабочем месте и способах его устранения написаны десятки книг и сотни статей. Вместе с тем никто так и не дал однозначного ответа: действительно ли разбросанные по столу документы и погребенный под факсами и записками трехлетней давности телефон напрямую влияют на КПД хозяина всего этого хлама или же хаос на столе вовсе не свидетельствует о таком же положении вещей в голове. Однако руководителю понимать это просто необходимо, дабы разобраться, являются ли груды разнообразного добра на рабочем столе действительно творческим беспорядком, на который можно закрыть глаза, или же за этими «отходами бурной рабочей деятельности» скрывается непрофессионализм сотрудника и непонимание своих задач в компании. Частично ответ на данный вопрос дают тренинги по тайм-менеджменту, однако там темы порядка и беспорядка на рабочем месте рассматриваются в основном лишь вскользь. Благо, в последнее время появились отдельные программы, посвященные именно «теории хаоса».
To be or not to be
В частности, одной из первых украинских тренинговых компаний, выделивших вопросы порядка и беспорядка на рабочем месте в отдельную тему, стала консалтинговая компания «Школа Продуктивности». «Ничто другое, как хаос, или, другими словами, отсутствие порядка так не уменьшает эффективность работы любого человека. В сутках всего 24 часа, а объем работы, который необходимо выполнить, к сожалению, не уменьшается, наоборот, увеличивается, как снежный ком, и иногда бывает жуткое ощущение, что тебя вот-вот накроет с головой. И только улучшение эффективности за счет приведения рабочего места в порядок является самым разумным решением и выходом из данной ситуации», – рассказывает Андрей Рублевский, консультант WISE ((World Institute of Scientology Enterprises), руководитель «Школы продуктивности». Правда, программа, которую разработали в «Школе продуктивности» предназначена не самим работникам, закапывающимся в грудах бумаг, а их руководителям. Ее цель – помочь последним определить, где творческий беспорядок, а где – создание видимости бурной деятельности. Данная программа основана на теории, разработанной классиком американского менеджмента Л. Роном Хаббардом. По мнению Андрея Рублевского, своеобразная инспекция, шаги которой придумал мистер Хаббард, подходит для руководителя любой компании или подразделения.
Инструкция по «выведению на чистую воду»
Итак, как же определить, насколько эффективно работает подчиненный? «Инспекция проводится на основании следующего критерия: насколько организация данного подразделения отличается от того, какой она должна быть. Инспекция должна проводиться инспектирующим с планшетом в руках, который делает полные записи наблюдений, а затем, на основе того, что было обнаружено во время инспекции, вырабатывает необходимые меры по регулированию отклонений», – цитирует Андрей Рублевский Л. Рона Хаббарда.
Первый шаг данной инспекции заключается в выяснении непосредственных обязанностей подчиненного. «Хотя это звучит банально, но иногда не лишним будет спросить у людей, знают ли они точно свой пост и обязанности, которые они должны выполнять на это посту. Оказывается, человек даже не всегда может правильно назвать свою должность», – делится впечатлениями г-н Рублевский. После определения должностных обязанностей стоит поинтересоваться у подчиненного, что именно он делает, каков продукт его деятельности. Третий шаг предполагает узнать, может ли подчиненный сходу перечислить в правильном порядке основные действия, необходимые для производства его продукта, или он колеблется и запинается, делая это? Четвертый шаг инспекции – узнать, каковы те инструменты, с помощью которых подчиненный может получить этот продукт, а также попросить показать эти инструменты и объяснить назначение каждого из них. «Очень часто пути решения тех или иных задач люди выбирают интуитивно. Однако интуиция – не самый надежный путь, и очень важно понимать последовательность действий для достижения той или иной цели», – подчеркивает Андрей Рублевский. Также очень важно понимать взаимосвязь между конечным продуктом и инструментом, с помощью которого он выполнен. Выяснить, понимает ли эту связь подчиненный и призван седьмой шаг инспекции. То же самое касается и использованных материалов – нужно обязательно выяснить у сотрудника, знает ли он исходные материалы, которые использует в своей работе (особенно важен этот аспект на производственных предприятиях).
Контрольный выстрел
Вышеперечисленные шаги – это, по сути, «инспекция в головах» подчиненных. Однако, по мнению Андрея Рублевского, данная проверка будет неполной, если не проинспектировать рабочее место подчиненного. Основными шагами этой части проверки является выяснение таких пунктов: есть ли у сотрудника отдельное место для хранения данных (причем все равно, будет ли это тумбочка или папка с файлами, но место, куда можно отдельно складывать те или иные результаты работы, должно быть обязательно); разработана ли им система для быстрого нахождения своих вещей; когда он использует какой-либо инструмент, возвращает ли он его на то же самое место, и могут ли найти его там другие сотрудники? Последним пунктом проверки является поход в гости к подчиненному – именно порядок или беспорядок в квартире у человека является одной из важнейших его характеристик.
По словам Андрея Рублевского, практика показывает, что именно те подразделения, которые четко знают свои функции, инструменты и соблюдают порядок на рабочем месте, работают максимально продуктивно. «Если каждый ваш сотрудник будет знать выше перечисленные вещи и будет их соблюдать, то вашей компании не грозит хаос, а светит процветание и победа над конкурентами», – уверен г-н Рублевский.