Грамотное управление информационными активами придает компании стабильное конкурентное преимущество.
Kинформационным активам компании принято относить информацию, технические, программные и другие средства, необходимые для получения, обработки и хранения данных конкретных бизнес-процессов. Это хранилища данных, базы данных, база клиентов, производственные показатели (отчеты), финансовые отчеты, информационные системы и т. п.
В настоящее время на большинстве национальных предприятий система управления информационными активами сведена всего лишь к учету и контролю используемого программного обеспечения, количества лицензий, парка серверного и активного сетевого оборудования. Это связано с отсутствием опыта и непониманием необходимости совершенствования системы управления информационными активами.
Типичные проблемы, которые мы наблюдаем, вызваны отсутствием распределения ответственности, сформированного перечня активов, реестра оборудования (паспортизации), методов контроля и актуализации информации в рамках процесса управления.
На практике мы разбиваем проект внедрения процесса управления активами на четыре этапа.
- Инвентаризация. Понятно, что прежде чем вы сможете управлять вашими активами, должны знать, какими из них располагаете, и в каком состоянии они находятся.
- Ранжирование активов. Нельзя заниматься всем сразу, поэтому нужно определить ключевые активы, от которых зависит бизнес компании.
- Разработка процесса управления информационными активами включает в себя оценку стоимости поддержки системы управления ими на определенный период.
- Внедрение процесса управления активами. Как только вы определили стоимость поддержки и величину дополнительного финансирования, можно приступать к внедрению процесса управления.
Результаты внедрений систем управления информационными активами в мире свидетельствуют об их высокой эффективности. Значительная часть проектов окупается за полтора-два года. Сокращение стоимости владения информационными активами может достигать 25%. Внедрение данного процесса зачастую не вызывает затруднений и сложностей; неудачные проекты фактически отсутствуют. Это во многом объясняется тем, что даже внедрение в минимальном объеме процесса (фактически наведение порядка) уже дает положительный эффект.
После внедрения данного процесса можно использовать полученный опыт для налаживания работы с иными активами компании. На наш взгляд, создание общих управленческих механизмов для разного типа активов позволяет не только повысить уровень интеграции, но и уменьшить затраты на управление.
Технические трудности – не главное. Для достижения эффективного управления необходимо запланировать проведение серии семинаров с участием руководства компании.
Решения по автоматизации данного процесса можно условно разделить на три категории: собственные разработки, специализированное программное обеспечение (ПО) и программные модули управления активами, входящие в состав ERP-систем.
Специализированное ПО возникло с появлением ряда международных стандартов, что в свою очередь позволило формализовать информационную модель и организовать интеграцию со смежными процессами управления предприятиями. Такое программное обеспечение в удобной форме представляет необходимую информацию, обеспечивает информационную поддержку принятия решений. Детальное описание активов может быть использовано в решении смежных задач или в будущих проектах компании. Наличие интеллектуальной системы фильтрации позволяет подготовить отчеты, структурируя их, к примеру, по таким ключевым параметрам: тип актива, класс актива, подкласс актива, статус и стоимость. А наличие системы работ с информационными активами позволяет построить карту информационных рисков и перейти к работе с ними.
Глоссарий Система управления информационными активами является комплексом мер по сбору, обработке и анализу информации об активах. |