Опыт борьбы с воровством на производственном предприятии с помощью создания Библиотеки хищений
Анна Самылкина, главный специалист — эксперт по расследованию хищений КРУ СВКиА, ОАО «Сибирская угольная энергетическая компания», руководитель проекта внедрения Программы по борьбе с хищениями от СВКиА
Создание и регулярное пополнение Библиотеки хищений дает возможность компании точно определить вероятные предпосылки для совершения хищения, разработать комплекс мер по сохранению товарно-материальных ценностей, а также повысить эффективность контрольных процедур.
Библиотека типовых способов хищений — инструмент повышения эффективности выявления и расследования таких преступлений в компании. В нашей компании подобную библиотеку начали вести два года назад по инициативе руководителя службы внутреннего контроля и аудита.
Источники ее пополнения следующие.
1. Отчеты:
– внутренних аудиторских проверках;
– контрольно-ревизионных проверках;
– проверках службы безопасности.
2. Информация менеджмента и экспертов по функциональным областям.
3. Семинары и конференции Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию хищений, Института внутренних аудиторов, других профессиональных организаций.
4. Тематическая литература.
Данные вносятся в библиотеку специалистом контрольно-ревизионного управления компании, который входит в состав экспертной группы по разработке методов борьбы с хищениями. Группа была создана в рамках реализации программы по борьбе с хищениями для обеспечения методической поддержки этой деятельности. В нее входят представители управления безопасности и контрольно-ревизионного управления компании. Информация для внесения в библиотеку — это в основном результаты предыдущих проверок. До внесения в нее каждый описываемый случай хищения и рекомендуемые процедуры обсуждаются и утверждаются на заседаниях экспертной группы.
Доступ к данным имеют сотрудники контрольных подразделений компании, занятые в процессах предотвращения, выявления и расследования хищений.
Почему воруют
Для совершения хищения всегда есть предпосылки или причины. Рассмотрим так называемый «треугольник хищений», состоящий из мотивации, возможности и самооправдания при совершении хищения (схема 1).
Поскольку проблема, которая перед нами стояла, была разноплановой, то подход к ее решению должен быть комплексным. Усилиями службы внутреннего контроля разработали и внедрили программу по борьбе с хищениями. Она имела три направления.
1. Внедрение контроля и технические мероприятия:
- установка специального оборудования.
Внедрение порядков:
- пропускного режима;
- наблюдения внутри объекта и т. п.
Систематические проверки сохранности ТМЦ и денежных средств.
2. Мероприятия по выявлению и расследованию хищений:
3. Формирование атмосферы честности и неприятия хищений:
Первое направление блокировало такую предпосылку хищения, как возможность, второе — возможность и мотивацию, третье — мотивацию и самооправдание (схема 2).
Эффективный контроль
Прежде всего необходимо отметить, что правильные и эффективные контрольные процедуры должны быть достоверными, доказательными и повторяемыми. Другими словами, операции должны отражаться в документе точно, объективно и полно, результаты контроля — сохраняться для последующего подтверждения, а контроль должен одинаково проводиться независимыми исполнителями в разные периоды времени.
Приведем пример контрольных процедур, соответствующих требованиям эффективного контроля, в случае вывоза угля (схема 3).
В целях обеспечения устойчивости контролей к умышленному нарушению для совершения хищения в контрольную процедуру были встроены элементы, направленные на снижение возможности нарушить контроль и обнаруживающие нарушение контрольной процедуры. Так, чтобы снизить возможность нарушения контрольной процедуры, были предприняты следующие меры.
1. Минимизация влияния человеческого фактора:
- автоматизация исполнения контрольной процедуры;
- автоматическая фиксация результатов контроля.
2. Защита результатов контроля от уничтожения:
3. Невозможность вносить изменения в зафиксированные результаты контроля:
4. Постоянное действие контроля:
Следующим этапом было внедрение элементов контрольной процедуры, направленных на выявление факта ее нарушения. Для начала мы сформулировали проблему: «При наличии умысла человек ищет
(и находит) способ обойти контрольную процедуру в целях совершения хищения». Решением тут послужило бы встраивание в контрольную процедуру элементов, не позволяющих скрыть факт или попытку обхождения контрольной процедуры. В результате такие элементы незаметным для нарушителя образом регистрируют:
- факт или попытку нарушения контроля;
- личность нарушителя;
- обстоятельства нарушения.
Скрытая камера, например, зафиксирует попытку выведения из строя камеры наружного наблюдения.
Методика проведения проверок
На первом этапе внутренний аудитор проводит процедуры, направленные на выявление риска хищения в операции (сделке) и может обнаружить признаки или факторы хищения. На втором этапе специалист по расследованию хищений (контрольно-ревизионная служба, служба безопасности) устанавливает факт хищения и определяет факты, подтверждающие совершение хищения. Третьим этапом проводится расследование хищения, выясняются обстоятельства совершения хищения и доказательная база.
Методика проведения проверок может быть представлена в форме Библиотеки типовых способов хищений. Она представляет собой методику, инструмент, которым пользуются специалисты при выявлении и расследовании хищений. Библиотека дает специалисту четкий перечень процедур, которые ему небходимо провести, тем самым она экономит его время и обеспечивает эффективность расследования (схема 4).
Создание библиотеки не потребовало никаких затрат, кроме рабочего времени специалистов, занимающихся ее наполнением. В настоящее время на ее обновление тратится примерно один рабочий день в месяц.
Рассмотрим подробнее элементы содержания библиотеки.
1. Признаки хищения
Признаки хищения — факты, события, обычно сопровождающие хищение. Такие факты не скрываются, известны или легко устанавливаются. Они не являются доказательствами хищения, но с высокой степенью достоверности свидетельствуют о наличии хищения в операции (сделке).
Обнаружение совокупности нескольких признаков повышает вероятность наличия хищения.
Пример признаков хищения при заключении договора подряда:
- привлечение подрядчика для выполнения работ при наличии собственных ресурсов;
- заключение договора без достаточной детализации его предмета (содержания услуг);
- заключение договора с организацией, неизвестной на рынке данного вида услуг.
2. Факторы хищения
Факторы — условия, которые потенциально могут привести к совершению хищения (треугольник хищений):
- возможность — создается отсутствием достаточно эффективных контрольных процедур;
- мотивация — связана с образом жизни, личными обстоятельствами сотрудника;
- самооправдание — в большой степени зависит от характеристик корпоративной культуры компании.
В отличие от признаков хищения, факторы предшествуют хищению и побуждают к нему, тогда как признаки сопровождают его совершение.
Пример факторов хищения при заключении договора подряда:
- отсутствие регламента по проведению тендера;
- «мне платят меньше, чем я заслуживаю»;
- необходимо лечение больного родственника.
Важно отметить, что наличие признаков и/или факторов хищения служит основой для формирования аудитором мнения о существовании риска хищения.
3. Установление факта хищения
Установление факта хищения — проведение процедур, направленных на подтверждение или опровержение подозрения, что было совершено хищение; сбор документов, подтверждающих:
- наличие/возможности нанесения ущерба;
- нарушение законодательства/внутренних предписаний;
- наличие выгоды для злоумышленника.
В библиотеке приводятся документы, события, подтверждающие факт совершения хищения.
Пример доказательств факта хищения при заключении договора подряда:
- наличие следов самостоятельного выполнения оплаченных подрядчику работ;
- отсутствие результатов работ, принятых по акту и оплаченных подрядчику.
4. Вероятная схема хищения
Схема хищения — способ совершения противоправного действия. Установление вероятной схемы помогает определить:
- лиц, которые могут быть задействованы в хищении;
- процедуры, которые необходимо провести для расследования;
В библиотеке описывается схема, наиболее вероятная при имеющихся признаках и факторах хищений. Пример описания возможной схемы хищения при заключении договора подряда:
- предприятие заключает договор с подрядчиком на ремонт железнодорожных путей;
- фактически подрядчик не имеет ресурсов для выполнения работ, и ремонт выполняется работниками предприятия;
- данные отчетов о выполненных ремонтных работах передаются подрядчику и копируются им в акты выполненных работ. На основании актов производится оплата услуг подрядчику.
5. Возможные причастные лица
Причастное лицо — инициатор, попуститель, исполнитель противоправного действия. В библиотеке указывается сотрудник, должностные обязанности которого предполагают участие в установленной схеме хищения. Например, лица, которые могут быть причастны к хищению при заключении договора подряда:
- инициатор привлечения подрядчика;
- сотрудник, ответственный за прием работ, выполненных подрядчиком.
6. Методы расследования и доказательная база
Расследование — проведение процедур, направленных на выяснение обстоятельств хищения, выявление причастных лиц и нанесенного ущерба, сбор доказательной базы. В библиотеке приводятся:
- возможные источники информации и доказательств;
- перечень документов для анализа, предмет анализа;
- сотрудники для проведения интервью, предмет интервью;
- перечень документов, которые могут составлять доказательную базу.
Пример методов расследования хищения, совершенного при выполнении договора подряда:
- анализ внутренней переписки по вопросу привлечения и выбора подрядчика для определения личности сотрудника, инициировавшего привлечение и предложившего кандидатуру подрядчика;
- сверка актов выполненных работ подрядчика и отчетов о выполненных работах по предприятию для расчета нанесенного ущерба (стоимость дублируемых работ).
Пример доказательной базы:
- акты выполненных работ, документация по оплате услуг;
- наряды, отчеты о выполненных работах по предприятию.
&.Ф.
Сибирская угольная энергетическая компания (СУЭК) Основана в 2001 г. Крупнейшее в России угольное объединение и единственная российская компания, входящая в десятку лидеров мирового угольного рынка по объемам добычи угля. Крупнейший частный акционер ряда электроэнергетических компаний Сибири и Дальнего Востока. |