Эффективность презентации может быть существенно повышена за счет простых приемов, овладеть которыми способен любой выступающий.
Если ты сам что-то придумал и сам же намерен это воплотить — ты избавлен от одной сложной задачи — поиска партнеров. Если же предполагается коллективная работа, то для привлечения сторонников нужно извлечь идею из головы создателя, изложить ее на материальных носителях и донести до других. То есть презентовать идею. От результата этого действа во многом зависит судьба всего замысла.
Но это только одна из ситуаций, когда в бизнесе необходимо владеть искусством презентации.
Начинать с позитивного настроя
Новость о том, что предстоит проводить презентацию, может легко вывести из равновесия любого, особенно того, кто не любит выступать публично, редко это делает или чувствует себя неуверенно перед аудиторией. Как же быть?
Выступающий должен избавиться от вампиров, ворующих внимание аудитории.
Давайте представим, что мы узнали о предстоящей через месяц поездке в Рим. Что мы будем делать в подобной ситуации? Скорее всего начнем тут же готовиться к поездке: искать информацию об Италии в Интернете, составлять маршрут и список мест, которые хотим посетить, делиться этой новостью со знакомыми и собирать советы, как лучше провести время в Риме. В любом случае мы будем всячески приближать этот день и увлеченно готовиться к нему.
А теперь вернемся в прошлое и вспомним студенческие годы — оставшийся до экзамена месяц. Что мы делали и чувствовали в такой ситуации? Как правило, не садились сразу же за учебники и не начинали усиленно готовиться, читать конспекты и обсуждать вопросы с друзьями. Вместо этого мы тянули до последнего и мысленно отодвигали предстоящую «экзекуцию».
Этот же принцип работает и применительно к презентации — если она стала для нас плохой новостью, мы будем пытаться мысленно отодвинуть этот день.
Для того чтобы преодолеть тягостные предвкушения, попробуйте отнестись к предстоящей презентации, как к поездке в Рим. Вместо «черт», «блин», «ужас» скажите себе «супер!». Причем искренне, во весь голос. Говорите себе, что презентация — отличная возможность, которая поможет показать себя, повысить продажи, развить новый навык, в конце концов сделать то, что раньше не удавалось.
Тем самым вы изначально сами себе зададите положительный импульс и нужный настрой, будете приближать это событие и лучше подготовитесь к нему.
Самореализующаяся презентация. Как запустить процесс?
Вы успокоились. И только после этого попробуйте ответить себе на три ключевых вопроса:
• кто будет в зале;
• чего хотят те, кто будет в зале;
• что я должен сделать?
Желательно ответы на данные вопросы не просто продумать или набрать на компьютере, а расписать на бумаге.
Кто будет в зале. Постарайтесь получить максимально полную информацию об аудитории. Начиная с того, сколько человек будет присутствовать, какого они возраста, социального статуса, материального достатка, пола, к какой профессиональной сфере относятся и т. д.
Что хотят услышать те, кто будет в зале. По сути, это вопрос о целях презентации. Вопрос сложный и интересный. Чаще всего, когда задаешь такой вопрос презентатору, получаешь типичный ответ: донести преимущества нового продукта потенциальным клиентам или дать какую-то полезную информацию. В таком ответе заключается самая распространенная ошибка.
Не начинайте презентацию, пока не установлен эмоциональный контакт с аудиторией.
Чтобы понять, в чем суть, приведу пример. Когда я, молодой преподаватель русского языка и литературы, начинал работать в школе, мой предшественник, преподаватель с большим опытом, спросил меня, какие цели я ставлю перед собой как преподаватель. Я ответил, что вижу их в том, чтобы все ученики читали программные произведения, читали их в полном объеме и т. д. Тогда преподаватель ответил мне: «Заставить всех читать в школе — это задачи, а цель же в том, чтобы они читали и после школы».
Эту разницу важно понимать и когда вы готовите презентацию. Задачи лежат в контексте данного события, цели остаются за его границами. Донести какую-то информацию или свойства товара — задача презентации. Ее цель — стимулировать к совершению действия.
Что я должен сделать? Это вопрос о том, что именно мы должны говорить в ходе презентации, какие примеры приводить, какие образы использовать, кого цитировать, какую логику выстраивать и т. д. Этот вопрос вы должны оставить открытым. Не ищите на него ответ сразу. После того как вы ответите на первые два вопроса, процесс подготовки уже будет запущен, и ваше сознание само начнет собирать, находить во вне те образы, примеры аналогии, которые могли бы быть вам полезны. Презентация будет формироваться сама по себе.
За день до выступления оставьте голову в покое
Цель презентатора – не делать доклад, а призывать к действию.
Дальше можно приступить к написанию самой презентации. Тут стоит упомянуть об еще одном распространенном заблуждении. Часто презентацию воспринимают как способ донести кучу полезной информации или способ получить кучу полезной информации. Это изначально неверно и губительно для презентации. Цель презентатора — не делать доклад, а стимулировать к действию. Например, к совершению покупки. Часто презентацию губят большим количеством информации, графиков и схем. Возможности человека воспринимать на слух очень ограничены, а сложные схемы и графики вообще плохо воспринимаются на слайдах. Всю сложную информацию можно выслать по факсу или по электронной почте, раздать отдельно в папках.
Что обязательно должно быть в презентации — так это эмоция. Ее можно вызвать анекдотом, комплиментом аудитории, вопросом, брошенным в зал, и т. д.
Важно также не забывать классическую структуру любого выступления: вступление, основная часть, кульминация и завершение. Кульминация — это главная, центральная мысль презентации.
Когда презентация готова, рекомендуется провести ее репетицию, что является одним из самых важных моментов в подготовке. Часто бывает так, что докладчик долго готовил презентацию, писал тезисы и оформлял слайды. При этом в течение месяца ни разу не прочитал свое «творение» от начала до конца, ни разу не постоял 40 минут перед микрофоном. Репетировать выступление нужно обязательно, прочитывая текст от начала до конца по 2-3 раза.
Очень важен день накануне презентации. Нужно постараться отвлечься и не думать о предстоящем событии. Не зря же пианистам запрещают подходить к фортепиано, а спортсменам — тренироваться за сутки до выступления. Если за день до выступления оставить голову в покое, все пройдет значительно лучше.
Освойте пространство
Есть некоторые технические тонкости, которые помогут хорошо начать и закончить презентацию.
Прежде всего необходимо освоить пространство. Это нужно для того, чтобы чувствовать себя более уверенно, как дома, и обеспечить полноценный контакт с аудиторией. Поэтому до проведения презентации постарайтесь попасть в помещение, где она будет проводиться. Разумеется, сделать это не всегда возможно. Но если такая возможность представляется, воспользуйтесь ею.
Первое. Походите по залу, привыкните к звуку, посмотрите на сцену из зала, проверьте работу микрофонов и проекторов. Одним словом, привыкните к пространству.
Второе. Придите первым. Так вы добьетесь ощущения того, что приходящие после вас участники будут гостями, а вы — хозяином. Впрочем, распространено мнение, что выступающий должен немного задержаться и заходить в уже заполненный и ожидающий зал. Считается, что это придает уверенность в собственной значимости и важности. Но это не так. Если ваша цель — подчеркнуть свою важность и статус, тогда опаздывайте. Если же цель — установить контакт с аудиторией, расположить к себе и понравиться, то лучше быть первым.
Третье. Незадолго до выступления «похозяйничайте» в зале: переставьте стулья, приберите, разложите свои вещи в разных местах зала.
Четвертое. Посадите в зал «своих». Если такой возможности нет, можно просто завести «союзников», познакомившись с некоторыми участниками до презентации. Тем более, если вы пришли раньше остальных, для этого будут и время, и повод.
Пятое. Появитесь перед аудиторией слева (по отношению к сидящим). Как правило, объекты, находящиеся справа, подсознательно воспринимаются людьми как потенциально враждебные, а слева — как потенциально дружественные. Если используете экран или флип-чарт, желательно стоять так, чтобы они были по левую руку от вас.
Шестое. Находясь на сцене, прохаживайтесь, стараясь «пометить» все пространство. Это укрепляет ваш статус хозяина.
Устраните вампиров
Однажды мне пришлось побывать на презентации, которая проходила в экзотическом интерьере ночного клуба. Ведущая была хорошо подготовлена, а сама презентация — интересной. Тем не менее мероприятие провалилось. Во время презентации за спиной выступающей на большом экране без звука шли клипы малоизвестной певицы. Вокальные данные ее так и остались загадкой, но внешние… Большинство слушателей не могли оторвать глаз от экрана, а ведущая никак не могла установить с ними зрительный контакт. Масла в огонь подливали ди-джей, который ходил по залу (и как всякий движущийся объект он вызывал рефлекторное движение глаз), официантки, которые проносили чашки с кофе, и т. д. Причина в вампирах. На языке специалистов по коммуникации так называют объекты, отвлекающие на себя внимание аудитории.
Не стоит наивно полагать, что если вы не проводите презентации в ночных клубах, для вас этот риск не опасен. Я, например, не скоро забуду сюжет, показанный по всем телеканалам, в котором за спиной Джорджа Буша во время пафосной речи о значении американского народа для мировой цивилизации зевал толстый мальчик в желтой майке. Он зевал так, что едва не порвал рот. А Буш никак не мог взять в толк, почему слушатели улыбаются в тот момент, когда их лица должны выражать озабоченность, смешанную с гордым осознанием собственной миссии.
Вывод. Уберите из поля зрения все, что не связано с вашим выступлением. Гасите экран всякий раз, когда хотите сосредоточить внимание на ваших словах. Не берите в ассистенты привлекательных девушек для пролистывания слайдов. Устраните привычку нефункционально двигать руками. Не допускайте хождений по залу посторонних.
Используйте коммуникационные комплименты
Презентация — эмоциональное действо. Поэтому начинать ее нужно только после того, как установлен эмоциональный контакт с аудиторией. Как этого добиться? Присоединиться. Например, известно, что звери своего вида никогда не убивают друг друга. Они могут покалечить себе подобных, искусать, но в конечном итоге дают соперникам возможность выжить. Наши сородичи на самом деле тоже благосклонно относятся к представителям «своего вида». Поэтому если вы идете в незнакомую вам аудиторию, важно в самых первых словах заявить о фактах, которые вас с ней объединяют. Скажем, вы родились в городе, на переговоры в который приехали, закончили тот же вуз, что и большинство людей, к которым обращаетесь. Если у аудитории по отношению к вам негативный настрой — эти слова его локализуют. Таким приемом часто пользуются политики. Если они едут в глухую деревню, то пересаживаются из своих лимузинов в «Нивы», «Волги», проще одеваются. Или, выступая перед избирателями-женщинами, рассказывают им о своих детях. Причем эти приемы работают даже в том случае, когда человек осознает, что по отношению к нему применили «прием». Ведь когда вам делают комплимент, вы знаете, что это не случайно вырвавшиеся слова, что человек специально хочет сделать вам приятное и, вероятно, ожидает от вас ответной реакции. Тем не менее вам это доставляет удовольствие. Любой прием коммуникации работает как комплимент. Он может быть виден, но не становится от этого менее действенным.
Разумеется, только со временем приходит профессионализм, который позволяет делать комплименты незаметно. Но нет другого пути стать профессионалом, кроме как практиковаться. Только когда почувствовали, что есть контакт, начинайте презентацию.
Как вы узнаете, что контакт есть? Обычно об этом свидетельствуют такие сигналы: слушатели наклоняют корпус тела вперед, начинают качать головой в подтверждение ваших слов, кидают реплики, улыбаются и т. д.
Важно правильно смотреть в глаза
Наиболее существенное в ходе самой презентации — удержание внимания аудитории. Наиважнейший инструмент в этом случае — зрительный контакт. Все мы знаем о значении визуального канала в восприятии публичного выступления. Зрительный нерв в 50 раз толще слухового. Если верить специалистам, то через органы зрения мы получаем более 90% информации из внешнего мира. При этом то, как вы смотрите на аудиторию, является одним из основных компонентов «картинки», воспринимаемой аудиторией.
Для начала определите место для выступления, которое обеспечит возможность зрительного контакта со всем залом. Вот простое правило для прямоугольных залов: встаньте так, чтобы между вами и крайними зрителями слева и справа в первом ряду образовывался равносторонний треугольник. Именно равносторонний, а не просто равнобедренный. Исходя из него вы без труда сможете определить, где вам следует находиться в начале выступления. Именно в начале, потому что потом вы сможете перемещаться по сцене, подходить то ближе, то дальше, то к левому, то к правому краю сцены. Это расстояние может быть меньше, если вы хорошо знакомы с аудиторией и можете рассчитывать на теплое отношение с самого начала.
Важно правильно смотреть в глаза. Одни этого боятся. Другие не сосредотачивают на этом внимания, упуская очень действенный инструмент для удержания внимания. Для того чтобы привить себе данный навык, предлагаю простой прием. Представьте себе, что вы — бутылка шампанского, которая стоит на праздничном столе. А все ваши слушатели — бокалы. Как заботливый хозяин вы внимательно следите за тем, чтобы во всех бокалах было налито и все они были полными. Как только в одном бокале становится напитка меньше, вы спешите его долить, а как только он опустошается (чего как внимательный и заботливый хозяин вы допускать не должны), то сразу же наполняете его снова. По тому же принципу стоит обращаться и со своими слушателями. Посмотрите в глаза каждому участнику. По продолжительности этот контакт может длиться столько же, сколько требуется для того, чтобы долить шампанское в бокал, — несколько секунд (не путать с беглым взглядом). Это состояние необходимо удерживать до конца презентации, тогда вы интуитивно будете чувствовать, кому из вашей аудитории не хватает внимания и в какую сторону стоит направить взгляд.
Особое внимание уделяйте тем местам в зале, откуда вы слышите шелест, шепот. С помощью взгляда контакт восстанавливается почти моментально. Проверьте! Общаясь с участниками, обделенными зрительным контактом, вы приобретаете вернейших союзников. Например, можете подойти ближе и сказать несколько фраз, обращаясь к правому краю. Задавая вопрос, взглядом и жестом показать, что ждете ответа от сидящих в последних рядах.
Не верите? Вспомните дрессировщика: один взгляд в сторону — и контроль над хищником потерян, а шансы дрессировщика закончить номер живым резко сокращаются.
Переключайте каналы восприятия
Еще один не менее важный прием для удержания внимания во время презентации — контрастный раздражитель. Давайте вспомним, как часто мы смотрим телевизор. Нажимаем кнопку наугад. Несколько минут вникаем в сюжет. Понимаем, что неинтересно. Переключаем. Попадаем на рекламу. Смотрим несколько роликов. Все это уже видели, поэтому снова переключаем. Сериал. Переключаем. Следующий канал. Спорт. Не наш вид, но смотрим. Недолго. Следующий канал. И так далее. Это клацание может длиться часами. В итоге мы ничего толком не посмотрели, но при этом телевизор так и не выключали.
Публичное выступление — не телевизор, да и люди приходят на него не с тем настроением, с каким мы иногда его смотрим. Но пример с переключением каналов приведен здесь неспроста. Если это позволяет удерживать внимание часами, почему его не использовать? Для того чтобы удержать внимание публики, можно переключать каналы восприятия. Стоя на сцене, вообразите себя телевизором. Представьте, что участники держат в руках пульты. Почувствуйте, когда им захочется переключить канал. Изменяйтесь и изменяйте ход происходящего в тот момент, не дожидаясь, когда они нажмут кнопку. Этого можно добиться сменой темпа и громкости голоса, поведения перед аудиторией. Используйте развернутую жестикуляцию, не стесняйтесь указывать на экран или в зал выпрямленной рукой. Например, выступающий говорит тихо, а потом почти выкрикивает несколько фраз. Затем говорит почти шепотом. Он ходит по сцене, далее на время останавливается. Делает паузу. Снова говорит. Медленно. Потом быстро. И снова медленно. Подходит ближе. Удаляется.
При смене канала восприятия внимание на какое-то время снова концентрируется на объекте. Цикл непроизвольного внимания человека — 20 минут. Поэтому по прошествии каждого такого отрезка времени необходимо менять характеристики взаимодействия с аудиторией. Ничего нового в этом нет. Скорее это напоминание.
Вовлекайте аудиторию в сюжет
Человек, как известно, забывает примерно 90% того, что слышит, 60% того, что видит, и лишь 10% того, что делает. Степень запоминаемости сюжета определяется степенью нашей вовлеченности в него. Как эти закономерности может использовать профессиональный оратор? Вовлекать аудиторию в общение: задавать вопросы залу, как бы ошибиться и просить его поправить, попросить поднять руки тех, кто имеет научную степень, подписан на деловые издания, занимается спортом и др. (зависит от темы выступления). При этом сам выступающий тоже поднимает руку, показывая пример реагирования, чтобы сработала цепная реакция. Можно просить придвинуться ближе, предложить совершить какое-то простое действие, обратиться за помощью и т. д.
Постарайтесь закрепить впечатление
В завершении презентации для того, чтобы закрепить положительное эмоциональное впечатление, можно напомнить аудитории о том, что вы вместе хорошо провели время, понравились друг другу, нашли общий язык. И все это потому, что у вас много общего. Подсказать первые шаги, которые слушатели могли бы сделать в ответ на ваше выступление.
Паспорт автора «Камасутры для ораторов» Автор оригинальных тренингов: «Как с успехом выступать публично», «Как подготовить и провести успешную презентацию», «Практика PR человеческим языком», «Харизма. Трудно ли быть богом?», «Харизма лидера в бизнесе. Имидж и мистика, психология и власть». Автор учебного фильма «Учимся выступать публично». В 2005 г. выпустил книгу «Камасутра для оратора. Как получать и доставлять максимальное удовольствие, выступая публично». Принимал участие в организации публичных событий для Бориса Гребенщикова, Павла Глобы, Гельмута Коля, Леонида Кучмы, торговых марок Motorola, Schick, Doctor Theiss и др.
Радислав Гандапас — бизнес-тренер, консультант. В 2004 и 2005 гг. был удостоен звания «Самый популярный тренер года в России». Президент Академии ораторского мастерства. Эксперт-редактор журнала «Деловая презентация».
Технические правила эффективной презентации
• Не больше трех шрифтов на слайде.
• Не больше двух цветов на слайде.
• Не более семи уникальных слайдов за 20 мин.