Чтобы «вдруг» не потерять одних из самых ключевых и осведомленных работников в ситуации динамичного роста их обязанностей, стоит подумать об обоснованной системе мотивации их труда.
При быстром развитии компании или холдинга возникает множество текущих задач экономического и околоэкономического характера. Растут объемы продаж и, разумеется, увеличивается количество первичных бухгалтерских документов. Порой многие такие задачи попросту перекладываются на самый ответственный и загруженный отдел в компании — бухгалтерию. Все больше времени у отдела уходит на различные проверки. Зачастую именно главный бухгалтер принимает самое активное участие в разбирательствах с налоговыми органами наряду с юристами компаний. Кроме того, развиваясь, компания ощущает потребность в более эффективном управленческом учете. Как следствие, финансовый отдел запрашивает из бухгалтерии для своей аналитической деятельности все больше информации, структура которой явно отличается от бухгалтерского формата и требует от сотрудников бухгалтерии дополнительных усилий по ее подготовке и выборке. В такой ситуации бухгалтера одновременно «растягивают» в разные стороны (в нашем случае бухгалтерский учет, налоговый учет, управленческий учет), и все увеличиваются объемы работ. На этом этапе как раз и стоит задуматься, как сделать так, чтобы бухгалтер работал качественно, все успевал и не посматривал «на сторону» ввиду перегруженности и неудовлетворенности материальной компенсацией собственных усилий.
Варианты возможны…
Вариантов решения данной нелегкой задачи есть несколько. Можно не задумываясь раздувать штат бухгалтерии. Но что делать потом, когда в лице бухгалтерии получится одно из самых больших структурных подразделений компании с небольшими зарплатами, невысокой эффективностью и риском реорганизации и сокращения? С другой стороны, можно функционально оптимизировать существующую бухгалтерию и максимально повысить КПД ее работы путем справедливой мотивации.
Всеобъемлющая и справедливая система оплаты труда бухгалтеров должна базировааться на оценке критериев нагрузки…
Что касается функциональной оптимизации, то с ней мы столкнулись на одном из этапов развития компании. И здесь пригодилась известная система «зональной» организации бухгалтерского труда, когда каждый бухгалтер отвечал за свою «зону» ответственности (кто-то занимался зарплатой, кто-то — основными средствами и т. д.). Сейчас же, когда холдинг (который начинался с небольших компаний с одним главным бухгалтером) развивается, оказалось более правильным иметь одного бухгалтера, который будет отвечать в ряде компаний холдинга за учет, допустим, основных средств и, кроме того, одного главного бухгалтера, работающего на несколько предприятий. При этом каждый из них будет более профессионален именно в своей должности. На данном этапе развития в нашем холдинге возникла необходимость разработки справедливой и всеобъемлющей (насколько это возможно) системы мотивации бухгалтерского персонала.
Система мотивации в деталях
Действующую у нас систему оплаты труда персонала бухгалтерских подразделений было решено основать на использовании ряда критериев для оценки эффективности их работы. Собственно критерии оценки по способу учета и влияния на конечную сумму заработной платы условно можно отнести к двум группам.
Первая группа — критерии оценки нагрузки (сложности и качества выполняемых заданий, работ). К ним относятся (см. таблицы):
• оборот (масштаб предприятия в рамках холдинга);
• запросы контролирующих органов;
• количество трансакций;
• участие в судах;
• критерий налоговых проверок;
• оценка аудиторской проверки;
• оценка внутреннего контроля.
Каждый их этих критериев оценивается по балльной шкале (от 0 до 4). Причем по некоторым критериям оценка может принимать отрицательное значение (от -4 до +4). По каждому критерию выставляется его весомость в общей сумме заработной платы. Влияние каждого из этих критериев оценивается в размере +/- 50% от соответствующего веса критерия в общей сумме заработной платы.
Поскольку все из вышеприведенных критериев могут принимать положительное значение, общая сумма всех доплат по данной группе может достичь 50%. И это наибольший показатель. Максимально возможная сумма штрафов определяется исходя из суммарной весомости критериев, которые могут принимать отрицательное значение. И тоже равна 50%.
Вторая группа — критерии оценки трудовой и исполнительной дисциплины. К этой группе относятся:
• работа в сверхурочное время и по выходным;
• своевременность подачи внутренних отчетов управленческого учета, таких как отчет об использовании оборотных средств, отчет о выполнении бюджетных показателей;
• своевременность и правильность ежемесячного закрытия счетов бухгалтерского учета;
• трудовая дисциплина.
По каждому из этих критериев выполняется бинарная оценка (да/нет), исходя из которой выставляется соответствующее значение доплат (штрафов).
Теперь поближе ознакомимся с вышеупомянутыми критериями и их влиянием на размер заработной платы бухгалтера.
Оборот
Использование данного критерия для главных бухгалтеров и их заместителей основано на предположении, что сложность их работы напрямую зависит от масштабов предприятия. На первый взгляд можно предположить, что влияние данного фактора можно учесть с помощью изменения размера основной заработной платы. Это утверждение справедливо для предприятий, объемы деятельности которых неизменны (или мало изменяются) с течением времени. Но на практике существуют предприятия, обороты (масштабы деятельности) которых могут в разные периоды отличаться на порядок. Еще один аргумент в пользу указанного критерия появляется в случае совмещения работы на разных предприятиях. Ведь изменение объемов работ на одном из предприятий в принципе должно влиять на весомость объемов работы бухгалтера по данному предприятию в общей сумме заработной платы. Но есть критерии, по которым проводится оценка работы бухгалтера за несколько периодов (аудиторские и налоговые проверки), что обуславливает необходимость неизменности весомости предприятий. Применение данного критерия как раз позволяет, не изменяя весомости, внести коррекцию на объемы работы.
Запросы контролирующих органов
В практике деятельности бухгалтерских подразделений предприятий довольно часто возникают ситуации, когда разнообразные контролирующие и проверяющие органы (как, например, управление статистики, Антимонопольный комитет, департамент контроля за ценами и т. д.) обращаются на предприятие с требованием предоставления того или иного количества данных о его деятельности. Соответственно сбор таких данных является дополнительной и довольно ответственной работой, возлагаемой на бухгалтера.
Участие в судах
Участие в судах (в связи со спорами с налоговой инспекцией) — это тоже дополнительная нагрузка на бухгалтерские подразделения, поскольку требует как сбора дополнительной информации, так и дополнительного времени на работу с юридическими подразделениями фирмы. Да и само пребывание в здании суда предполагает время и усилия. К тому же ошибки при выполнении работ, связанных с судебными процессами, могут иметь очень серьезные последствия. Так что участие в судах — не только дополнительная нагрузка, но и очень ответственное задание. И от квалификации и мотивации бухгалтера зачастую зависит дальнейшая судьба предприятия в целом.
Оценка аудиторской проверки, оценка отдела внутреннего контроля и аудита
Данные критерии (так же как и налоговые проверки) являются контрольными для оценки правильности ведения учета бухгалтерскими подразделениями и одинаково оцениваются. Поскольку ответственность за правильность ведения учета лежит в первую очередь на главных бухгалтерах и их заместителях, то и данные критерии применяются только к ним.
Количество трансакций
Означенный критерий наряду с критерием, касающимся налоговых проверок, наиболее сложный. Логика этого показателя состоит в том, что работник бухгалтерии получает дополнительную заработную плату за дополнительно выполняемую работу. Для оценки физического объема выполненной работы ведется учет трансакций (позиций в первичных документах), проведенных каждым работником бухгалтерии. Это несложно сделать при ведении учета в компьютерной системе, например 1С. Для чего была введена персонализация составления каждого документа в программе с учетом его сложности. Фактическое значение показателя сравнивается с нормативом и рассчитывается отклонение в процентах. На основании значения данного отклонения выставляется балл за проведенные трансакции. При расчете нормативного значения количества трансакций была учтена практика предприятия, то есть использовался метод расчета норматива на основании фактических значений за несколько предыдущих периодов (исключая, по законам статистики, нехарактерные значения).
Налоговые проверки
Данный критерий состоит из нескольких компонентов и рассчитывается в свою очередь на основании следующих подкритериев оценки:
• тип налоговой проверки;
• длительность налоговой проверки;
• результат налоговой проверки.
Подкритерии также оцениваются по четырехбалльной шкале, и их значения входят в интегральный показатель по налоговым проверкам. Тип и длительность налоговой проверки являются оценками сложности и трудности (качества и количества) выполняемой работы. То есть при негативном результате налоговой проверки подкритерии типа и длительности проверки могут увеличивать или уменьшать конечный показатель в зависимости от типа и длительности проверки. В реальности это означает большую ответственность бухгалтера в зависимости от важности и возможных последствий налоговой проверки (расчет интегрального показателя по результатам налоговой проверки приведен в интернет-версии статьи).
Работа в сверхурочное время и по выходным
Логично, что необходимость работы сверхурочно и по выходным обуславливается увеличением объемов работы. В принципе дополнительные работы и задания включаются в систему как отдельные критерии. Но когда объем работы за счет выполнения дополнительных заданий возрастает настолько, что требует сверхурочной работы, то это должно оплачиваться в больших размерах, чем предусмотрено штатным расписанием. Хотя такое же требование выставляется и действующим законодательством. Но в связи с тем, что это влечет за собой дополнительный учет и ограничения, многие компании попросту это требование законодательства игнорируют. Во многих фирмах бухгалтер буквально живет на работе, порой даже не имея выходных, не получая при этом никакого вознаграждения, кроме выполненной вовремя работы. Именно поэтому данный критерий является важным и незаменимым элементом системы мотивации работы бухгалтера.
Критерии своевременности подачи внутренних отчетов управленческого учета
Своевременность подачи данных отчетов является критически важной для функционирования систем управленческого учета, таких как система бюджетов и мониторинг использования оборотных средств компаний холдинга. Они в свою очередь используются менеджментом для принятия управленческих решений, а также для функционирования других систем финансового контура организации. Но установленная временем и законодательством приоритетность функций бухгалтера (где первое и самое главное место должен занимать налоговый учет, после чего, если хватит времени, правильность ведения бухгалтерского учета, и уже потом можно вспомнить об управленческом учете) привела к тому, что бухгалтер зачастую относится к этой своей функции как к чему-то ненужному и обременяющему. Поскольку в классической функциональной модели формирование вышеуказанных отчетов не является прямой функциональной обязанностью работников бухгалтерии, было принято решение о стимулировании выполнения указанных заданий. При этом несвоевременная подача одного отчета означает нулевое значение доплаты за своевременность подачи другого. Лишь выполнение требований по всей внутренней управленческой отчетности позволяет получить доплату за их выполнение. К тому же доплату (или штраф) параллельно с непосредственным исполнителем получает и его руководитель (главный бухгалтер).
Своевременность закрытия бухгалтерских счетов
Несвоевременное закрытие бухгалтером счетов является грубым нарушением исполнительной дисциплины и может привести к негативным последствиям (например, к опозданию с подачей отчетности в контролирующие органы с последующими штрафными санкциями или к невозможности своевременно и точно провести экономический анализ за прошедший период экономистами предприятия). Поскольку данный критерий — показатель контроля исполнительной дисциплины, было принято решение оценивать только его невыполнение в виде штрафа к заработной плате.
Трудовая дисциплина
Данный показатель — дополнительный, он включает в себя выполнение правил внутреннего распорядка организации, исполнение должностных инструкций и (так же как и предыдущий критерий) может использоваться в виде штрафа за его невыполнение. Кроме того, существует возможность дополнительной корректировки заработной платы с помощью проставления руководителем доплат (штрафов) за выполнение непредусмотренных данной системой разовых заданий и показателей (формула расчета конечной заработной платы приведена в интернет-версии статьи). Для наглядности работы данной системы в таблице приведен пример расчета заработной платы.
Система получилась довольно гибкой. Она позволяет в широких пределах настраивать форму оплаты труда исходя из условий хозяйствования конкретного предприятия и функциональных обязанностей конкретного работника. Ко всему прочему, можно довольно легко как вводить новые критерии, так и изменять способы расчета существующих. Но самое главное — данная система позволила учесть современные нюансы работы бухгалтера и справедливо отобразить это в его заработной плате. 
| * – От фр. “a jour” – по сегодняшний день, бухгалтерские счетные записи, произведенные в книгах в день финансовых операций |
Примечание. Другие аспекты создания системы мотивации для бухгалтеров будут рассмотрены на собрании «Клуба финансовых директоров», которое состоится 29-30 сентября этого года. Более подробно о создании клуба можно узнать на www.cfo-club.com.ua и в последующих публикациях «&».