В организациях, имеющих сложную структуру, зачастую используют несколько типов систем:
BPM – для контроля исполнения заданий,ECM/СЭД – для учёта корпоративного контента,ERP – для учёта материалов,CRM – для управления отношений с клиентами.
Для полноценного управления предприятием необходимо обеспечить глубоко интегрированное взаимодействие всех систем. Например, при увеличении объёмов данных в ECM/СЭД системах, поиск документов по заданным критериям будет занимать все больше времени, появится задача по обработке документа. Для контроля качества и сроков, определения ответственных лиц и управления работами понадобится соответствующий функционал BPM системы.
Системы управления информационными ресурсами предприятия – ECM (Enterprise Content Management) – состоят из набора приложений (включая системы электронного документооборота – СЭД), которые можно приобрести и использовать по отдельности и в комплекте.
Как правило, ЕСМ-системы включают компоненты, выполняющие такие ключевые функции:
управление документами,управление записями,управление рабочими процессами,управление веб-контентом,безопасность контента,управление цифровыми активами,управление знаниями,коллективная работа,сканирование и обработка изображений,поиск,просмотр.
В России системы ECM-класса в основном рассматривают как инструмент оптимизации механизмов управления, средство контроля над персоналом, которое позволяет совершенствовать работу организации. Однако возможности ECM/СЭД систем в управлении бизнес-процессами, как правило, сильно ограничены, поскольку в их основе лежит документ и его перемещение по процессу – автоматизация управления файлами архива. Для изменения бизнес-процесса в системах ECM/СЭД пользователем предусмотрено минимальное количество инструментов, часто требуется доработка системы. Зачастую отсутствует возможность ветвления процесса по условиям.
В то же время решать задачи процессного управления бизнесом — такие как разработка стратегии, проектирование, внедрение, контроль исполнения, — призваны специализированные BPM-системы. В их основу положен бизнес-процесс, в котором могут участвовать документы или пакеты документов, полученные и обработанные при помощи других баз и систем, например, учётных. Эта технология предназначена для создания взаимосвязей между контентом и бизнес-процессами организации и позволяет компании (независимо от ее отраслевой принадлежности) лучше оценивать собственные возможности и повышать эффективность отдельных процессов. Управление и точная настройка BPM-систем требуют специализированных знаний и глубокого понимания природы бизнес-процесса, поэтому их нельзя отнести к стандартным задачам управления информационными ресурсами. Тем не менее, автоматизация бизнес-процессов дает ряд ощутимых преимуществ:
сокращение персонала и накладных расходов;ускоренное выполнение важнейших действий;сокращение числа ошибок и исключений;снижение общего уровня затрат на ИТ;устранение дубликатов;простота обнаружения неэффективных операций и «узких мест»;снижение рисков для бизнеса;повышение качества обслуживания и удержание заказчиков.
Еще одно преимущество BPM-систем – изначально заложенная возможность изменения процессов по мере уточнения или изменения требований. Процессы можно создавать и изменять в специальном редакторе, используя наглядную графическую схему. Можно задавать и включать в схему условия со многими вариантами, оптимальная маршрутизация по процессу будет осуществляться автоматически. Бизнес-процесс может быть оперативно изменён в соответствии с новыми требованиями. Количество итераций при изменении процесса не ограничено, так как не требует длительной подготовительной работы и привлечения специалистов. Удобство такой схемы — в возможности внедрения системы и последующего постепенного анализа требований на основе реальных данных, получаемых непосредственно от участников процесса.
В BPM системах есть ещё один важнейший инструмент – отчётность, ориентированная на анализ автоматизированного бизнес-процесса. С её помощью бизнес-аналитик может отследить части бизнес-процесса, требующие оптимизации. Возможен анализ длительности исполнения отдельных операций как отдельными людьми, так и отделами в составе организации. Ещё одна область применения отчётов – предоставление руководству предприятия структурированной информации.
О высокой эффективности такого подхода говорит реальный опыт внедрения BPM систем во всех крупнейших мировых банках и страховых компаниях, а также в других отраслях – транспортной, нефтегазовой, энергетической.