Мой опыт говорит о том, что большинство провайдеров услуг приходят на встречи на самом деле неподготовленными, даже если они распечатали на цветном принтере раздаточные материалы. В итоге клиент вынужден выбирать «раков на безрыбье». А ведь для того чтобы выиграть тендер, нужно совсем немного. Компания сигнализирует, что готова потратить деньги на какой-то продукт и сейчас ищет того, кому их «отдать». Собственно, все, что надо сделать, – прийти и взять их. Грамотно, правильно, точно, с улыбкой. И, конечно, не подкачать на этапе реализации.
Мне хочется встречаться с профессионалами, чтобы голова болела о том, какое из прекрасных предложений выбрать, а не о том, какое из них нанесет меньший вред репутации HR-службы. Поэтому я написала небольшое руководство, как стать более успешным при участии в тендерах. Сейчас опускаю все предварительные моменты, такие как репутация компании, известность тренеров/консультантов, уникальность предложения и т. п., то есть то, что предшествует приглашению участвовать в тендере. Оставлю только то, что важно учитывать уже в самом процессе тендера. Для удобства я объединила ключевые моменты в несколько пунктов.
Все начинается с цели
Почему компании покупают услуги в области HR (тренинги, консалтинг, организацию мероприятий)? Причины, на мой взгляд, может быть три:
- нет собственных ресурсов для выполнения проектной задачи;
- отсутствует опыт/знания/навыки в той или иной предметной области;
- «нет пророка в своем отечестве».
С ресурсами все понятно – нет смысла искать и приглашать на работу специалиста ради одноразового проекта. Сотрудники, работающие в компании, могут быть компетентны в предметной области, но у них есть другие рабочие приоритеты, поэтому консультантам/тренерам нужно быть готовым к тому, что они могут встретить там людей, прекрасно разбирающихся в теме, и готовиться самым тщательным образом. Удивительно, что люди, например, позиционирующие себя как тренеры, не знают базовых тренерских техник: не отличают модерацию от фасилитации или мозговой штурм от мозгового пула…
Противоположная ситуация – когда в компании есть понимание проблемной зоны, но нет собственных специалистов в этом направлении. Именно здесь требуются грамотные обоснованные предложения по решению задачи, а иногда и по прояснению даже самой потребности. Сколько я проводила тендеров, столько сталкивалась с парадоксальной ситуацией, когда обращаешься к компании: «Вы же профессионально занимаетесь этой областью. Расскажите, что мы можем сделать в нашей ситуации». А в ответ – тишина… После просмотра десятков именитых и не очень компаний иногда начинаешь задаваться вопросом: а есть ли вообще профессионалы среди HR-провайдеров на рынке Украины?
По поводу «пророков». Иногда эйчарам нужно, чтобы какая-то важная информация прозвучала от кого-то извне. Здесь, пожалуй, проще всего. Необходимо просто совместно с заказчиком встроить ключевые тезисы в проект. То есть от провайдера требуются две простые вещи – умение слушать и креативность.
Всегда есть сверхзадачи
Сверхзадачи заказчика могут быть прямо озвучены либо читаться между строк. Они разнообразны, и, чтобы разобраться в них, нужно после встречи потратить время на анализ полученной информации. В помощь начинающим скажу, что одна сверхзадача есть всегда – это как минимум сохранение лица HR-службы в компании. На самом деле с точки зрения бизнеса провайдеры приходят и уходят, а имидж службы при неправильном выборе поставщика услуг может сильно пострадать. Помните об этом на встречах и при выполнении работ. Именно выполнение работ дает в дальнейшем такой неосязаемый ресурс, как репутация.
Задавайте вопросы
Знаете, как много провайдеров задают вопросы по сути запроса перед тем, как представить свое видение? Из моей практики их количество стремится к нулю. Иногда мы осознанно не давали дополнительной информации, чтобы найти новый, не ограниченный нашими рамками взгляд на задачу, но в большинстве случаев были открыты к такой коммуникации. Кстати, то же и с запросом обратной связи. Некоторые просят рекомендательное письмо – и на этом все. А так, чтобы детально поинтересоваться: что было хорошо, что стоит усилить, что добавить – одна компания из сотни. А ведь все это – классика жанра, причем не только в HR, но вообще в продажах.
Думайте как заказчик
Меня всегда интересовал вопрос, задумываются ли провайдеры HR-услуг о том, зачем заказывают их услуги. Если мы уберем лирику – сплотить команду, узнать о новых технологиях и т. п., то в сухом остатке будет только возврат инвестиций и получение прибыли. Любое действие в бизнесе направлено на повышение прибыли. И если ваш продукт этого бизнесу не дает, то вы будете в проигрыше. Возьмем, к примеру, тренинг. В современных условиях это изначально мертворожденный проект, если дело сводится только к тому, чтобы собрать группу людей и что-то им рассказать. Для реального бизнеса нужен комплексный инструмент. Начиная с таких мелочей, как текст приглашения сотрудников на мероприятие, чтобы они были к нему готовы и настроены позитивно (ни одна компания еще такого не предложила – все делали сами), и заканчивая послетренинговыми активностями и просчетом эффективности мероприятия. Я могу много об этом рассказывать, но мне хочется хоть раз это услышать от тех, кто позиционирует себя на рынке как профи.
Готовьте несколько вариантов
Дайте заказчику выбор как по смысловой нагрузке проекта, так и финансовой. Это покажет вас как профессионала. Умейте отвечать на вопросы: почему так, а не иначе. Продуманность и осмысленность – это то, что помогает выиграть в тендере.
Не раздувайте бюджет
Когда проводишь энный тендер, то все цены уже знаешь. Иногда встречаются компании, которые для получения большей прибыли «прячут» деньги внутри сметы. Это сразу бросается в глаза и играет против претендента. Обычно такие претенденты не двигаются дальше первого этапа, их не приглашают на встречи, а присылают вежливое письмо с отказом.
Показывайте товар лицом
Небольшой пример. В ходе тендера на проведение командообразующего мероприятия к нам приехал директор агентства и полностью нас очаровал – подходы, методы, приемы, дополнительные фишки… Мы влюбились в проект заранее. Что же было на самом мероприятии? Для работы с нашими топами они прислали студентов без опыта проведения подобных активностей. Студенты не знали, куда идти, что делать. Они пассивно стояли в стороне, когда команды выполняли упражнения. Последней каплей для меня стал отказ организаторов оказать медицинскую помощь сотруднику, которому стало плохо. И это при том что мы всех предварительно застраховали и оплатили врача на мероприятии. В результате участники сами тащили товарища по лесу к дороге, где мы дружно ждали скорую. По прошествии времени провайдер позвонил мне, чтобы получить рекомендательное письмо…
Опыт – сын ошибок – приучил меня контролировать все на свете при работе с провайдерами. На данный момент я знаю только одну ивент-компанию, на которую могу положиться, закрыв глаза. Остальных нужно воспитывать и бесконечно контролировать. И теперь я всегда хочу видеть своими глазами тренерский состав, ведущих, руководителей – в общем, всех ключевых лиц, которые станут моим лицом.
Ведите себя профессионально
Дьявол – в мелочах. И это действительно так. Когда я при проведении тендера встречаю людей, у которых от волнения трясутся руки и дрожит голос, когда претенденты не могут ответить на элементарные вопросы или, наоборот, вальяжно разваливаются в кресле и бесконечно говорят, то всегда представляю их рядом с нашими топами, и они проигрывают эту битву уже на старте. И снова повторю сентенцию про лицо. Важно все – от внешнего вида до умения грамотно использовать профессиональную терминологию. С правилами бизнес-этикета тоже стоит познакомиться и, например, не тянуть руку для рукопожатия принимающей стороне, если она не сделала этого первой. Красивые материалы, в которых нет грамматических ошибок, – еще один плюс. Но самый важный фактор – спокойный разговор двух партнеров, являющихся единомышленниками в решении задачи.
Выполните все, что обещали
Волнительный момент: после долгих поисков и переговоров компания остановила на ком-то выбор. Конечно, счастливый претендент извещен и почему-то именно с этого момента начинает вести себя таким образом, что компании приходится за ним бегать, чтобы работы по проекту были выполнены качественно и в срок. Я больше никогда не соглашаюсь на 100%-ю предоплату. Легко догадаться, почему.
Не отказывайтесь от участия в тендерах
Однажды для участия в крупном проекте мы выбирали компанию-провайдера. Обозначили круг кандидатов, разослали приглашения и от одной из компаний получили отказ от участия в тендере. Объяснение было лаконично: «Мы не участвуем в тендерах. Если хотите работать с нами – давайте заключать договор». И название этого провайдера заняло почетное место в нашем черном списке. Иногда в крупных организациях просто нет возможности делать большие закупки без тендера. Все, кто к этому не готов, проходят «мимо кассы».
Выяснение отношений отложите в долгий ящик
Наверное, каждому участнику тендера интересно узнать: если не я победил, то кто? Поэтому мы часто слышим просьбы предоставить обратную связь по данному вопросу. Такую информацию мы не даем по ряду внутренних причин, и в большинстве случаев провайдеры принимают подобные правила игры. Но есть и те, кто начинает опускаться до выяснений отношений, личных обвинений и склок. Они точно пополняют черный список, навсегда закрывая себе дорогу обратно.
Конечно, участие в тендере – непростая задача. Стечение обстоятельств, человеческий фактор и многое другое могут повлиять на конечный результат. В то же время: предупрежден – значит вооружен. Очень хочется на следующем тендере встретить будущих партнеров во всеоружии и не ломать себе голову над тем, какого очередного «рака» нужно назначить «рыбой».