Дорожная карта Шаги к успеху.
Задумывались ли Вы сколько сотрудники больших компаний платят за командировки? И что позволяет европейским компаниям снизить расходы на командировки на 23%?
Для больших компаний, статья расходов «командировки» всегда является важной для финансового департамента. Неудивительно, что корпорации специально устанавливают правила деловых поездок и объявляют тендеры для тревел агентств. Все эти действия призваны оптимизировать расходы на деловые поездки.
Онлайн-ресурсы для корпораций отличаются от обычных сайтов бронирования тревел услуг, наличием сервисов, которые позволяют управлять расходами, а не только заброновать услугу дешево. В первую очередь – это автоматизация процесса заказа услуги, начиная от подтверждения заказа, заканчивая интеграцией в учетные системы предприятия.
Согласно исследованиям, сложные перелеты для корпораций составляют лишь 8% всех авиа запросов, и их рекомендуют бронировать через агентства, в то время, как остальные 92% point-to-point перелетов, а также дополнительные тревел услуги: ж/д билеты, гостиницы, страховки – компании стараются максимально перевести в онлайн. При этом компании вынуждены привлекать агентства или содержать выделенный штат сотрудников, однако насколько это эффективно? Позволяет ли это действительно сэкономить на деловых поездках?
Украинский лидер продаж тревел услуг онлайн, компания TICKETS.UA не только предложила инновационное онлайн решение, но и подготовила дорожную карту – пошаговый процесс управления изменениями для эффективной организации деловых поездок сотрудников.
4 простых шага к эффективному управлению деловыми поездками
- Оцените текущее состояние
- Подготовьте план оптимизации процесса организации командировок
- Утвердите календарный план внедрения инноваций
- Получите результаты
Подробнее о каждом шаге.
Шаг 1. Оцените текущее состояние.
Ответьте на вопросы:
Как сейчас организован процесс организации командировок? Сколько компания платит обслуживающему агентству? Довольны ли отчетностью и своевременностью предоставления документации финансисты?
Какими авиалиниями вы летаете? Есть ли у компании корпоративные тарифы по популярным направлениям? Какой тревел бюджет выделен на проживание в отеле для менеджера, а какой для руководящих сотрудников?
Наличие специальных прямых договоров с поставщиками (авиакомпаниями, отелями) не оптимизирует работу компании. Документооборот с такими контрагентами, занимает крайне много времени, а прямые контракты не гарантируют лучшую цену.
Отсутствие свободного доступа к бронированиям всегда и везде приводит к финансовым потерям из-за несвоевременно проведенных отмен, возвратов и корректировок в командировки.
Хотели бы финансисты всегда иметь доступ к реестру всех поездок предприятия, строить аналитические, и не дожидаться пока обслуживающее агентство предоставит запрашиваемую информацию?
После ответов на эти вопросы, можно перейти к Шагу 2.
Шаг 2: План оптимизации процесса организации командировок
TICKETS.UA знает, как: оптимизировать процессы в области организации командировок, сократить финансовые и временные затраты компании.
В первую очередь, важно определить четкую политику компании относительно командировок, и установить правила деловых поездок для различных категорий сотрудников. После этого, можно перейти к автоматизации процесса планирования командировок и внедрения онлайн инструментов.
Передовое решение комплексное онлайн решение TICKETS.UA позволяет большим компания организовывать командировки сотрудников самостоятельно.
Использование онлайн инструмента поможет сократить стоимость тревел услуг на 10-15%. И обеспечивает поддержку в режиме 24/7 365 все дней в году. Решение TICKETS.UA поможет снизить риски финансовых потерь, автоматизировать финансовую отчетность и интегрировать данные в учетные системы предприятия, чтобы в любой момент времени финансисты могли спланировать расходы и получить необходимую отчетность.
Шаг 3. Календарный план внедрения инноваций
Специалисты TICKETS.UA всегда готовы оказать поддержку корпорациям и составить календарный план реализации стратегии эффективного управления деловыми поездками. Мы готовы определить потребности корпоративного клиента, проанализировать историю поездок, и принять участие в разработке правил командировок.
Шаг 4. Результаты, которые вы хотите получить
Внедряя онлайн решение, большая компания хочет:
– значительно снизить расходы на командировки,
– высвободить время сотрудников,
– иметь доступ к финансовой отчетности.
Встроенные аналитические инструменты онлайн решения TICKETS.UA позволяют автоматически генерировать наглядные отчеты по совершенным поездкам и тревел бюджету, которые в дальнейшем могут использоваться для анализа структуры объемов заказов, ТОП направлений и основных поставщиков. При необходимости может быть осуществлена интеграция с учетными системами компании, например, такими как 1С или SAP, а также корпоративными системами и порталами.
Все эти шаги позволят снизить расходы на командировки за счет:
- Стоимости онлайн трансакции дешевле, когда сотрудник бронирует поездку самостоятельно, а обращается к агенту только в случае сложных маршрутов или изменения дат
- Автоматизации процесса заказа туристических услуг: система автоматически предложит самый низкий тариф и не разрешит забронировать доступный тариф в рамках установленных правил командировок для сотрудников
- Специальных корпоративных тарифов авиакомпаний
- Интеграции с учетными системами предприятия, возможности оперативной выгрузки отчетности и планирования расходов.
- Сокращение скрытых финансовых потерь предприятия.
С помощью передового решения TICKETS.UA, корпорации смогут сократить расходы на деловые поездки до 20%, автоматизировать бизнес-процессы и отчетность, а также обеспечить эффективное управление и контроль на всех этапах организации поездки.