Более $1,4 млн. в Air Astana потратили на внедрение ERP-системы. И на этом решили не останавливаться.
Осоздании единой корпоративной системы в АО Air Astana, национальном авиаперевозчике Казахстана, задумались еще в конце 2007 г. Тогда наряду с системой SunSystems, предназначенной для автоматизации финансового и хозяйственного учета, в компании существовал целый ряд других приложений и программ: своя разработка в HR-департаменте, написанная на Access, Excel – для бюджетирования и планирования коммерческого снабжения, специализированная программа TRAX в департаменте технического снабжения и др. Нагрузка на IТ-системы постоянно росла, данные дублировались, а подготовка отчетности занимала все больше времени – то есть клиническая картина «заболевания» была типичной. При «лечении» топ-менеджмент и акционеры также решили прибегнуть к классической схеме – объединению разрозненных компонентов системы в единое целое. Но реализация этой классики в каждом проекте индивидуальна. В случае с Air Astana она была такой.
Предлагаемое решение
После принятия решения немногим более двух лет потребовалось для корректировки существовавших в компании бизнес-процессов и исследования решений, предлагаемых различными вендорами. В начале зимы 2010 г., окончательно определившись с требованиями к ERP-проекту, Air Astana объявила тендер на внедрение новой корпоративной системы. Перед участниками тендера ставились такие задачи: предложить решение, которое, несмотря на существовавшие ограничения, позволило бы связать все функциональные области компании, привело к оптимизации бизнес-процессов, улучшило эффективность, производительность и качество выполнения работ, обеспечило соблюдение требований акционеров и принципов корпоративного управления, а также улучшило уровень контроля и прогнозирования.
Участие в тендере приняли пять казахстанских компаний-интеграторов. Среди предложенных бизнес-приложений были ERP-продукты таких известных производителей, как SAP, Oracle и Microsoft. В авиакомпании остановились на Oracle E-Business Suite release 12 (комплект бизнес-приложений, реализующих функциональные возможности ERP, CRM, SCM, EAM) и проекте, который предлагал интегратор Business Applications Solutions – (BAS). При выборе программного продукта особую роль сыграли стратегия Oracle, которую стремится создавать полный набор решений: от диска до бизнес-приложения, а также успешный опыт внедрения продуктов этого производителя в 50 авиакомпаниях мира. Помимо OracleE-Business Suite, для лучшей интеграции процессов снабжения, логистики, управления финансами и персоналом решено было внедрить и Oracle Hyperion (программный продукт, предназначенный для управления эффективностью организации в целом).
Поскольку продукты Oracle построены на открытых принципах, их внедрение не требовало отказа от использования платформ других вендоров, что было важно для основных акционеров авиакомпании: фонда национального благосостояния Самрук-Казына и британского производителя вооружения и электроники BAE Systems. Оба акционера имеют много дочерних предприятий, поэтому должны готовить консолидированную корпоративную отчетность.
Внедрение
В ходе реализации проекта были внедрены следующие модули: финансы, закупки (включая электронные), логистика и склады, заработная плата, табельный учет, а также бюджетирование и планирование (на базе Oracle Hyperion). Проектная группа состояла из консультантов BAS, топ-менеджеров и представителей всех департаментов заказчика. Еженедельно по пятницам проходили встречи с президентом авиакомпании и вице-президентом по IT. Во время этих встреч руководство получало полную информацию о статусе проекта, а ключевые пользователи могли поделиться проблемами и получить необходимую поддержку и консультации. По окончании внедренческих работ системного интегратора специалисты Oracle провели аудит внедрения. Инициатором его проведения был заказчик, а договоренность об этом была достигнута еще в начале проекта.
Общие затраты на проект составили $1,4 млн., включая лицензии, услуги по внедрению, а также приобретение аппаратуры. Проект удалось реализовать в относительно короткие сроки. Внедрение прошло в два этапа. С марта 2010 г. по начало января 2011-го внедрялись наиболее критичные для хозяйственной деятельности модули, а время с января по май 2011 г. было посвящено работе над модулями для подбора и оценки персонала. «Мы высоко оцениваем полученные результаты, – прокомментировал итоги реализации проекта Питер Фостер, президент Air Astana. – Важным достижением является обеспечение прозрачности бизнес-потоков, положенных в основу учета».
Причин успешного прохождения проекта несколько. Во-первых, это – поддержка топ-менеджмента и акционеров, нахождение общего языка с компанией-интегратором с первых дней работ. Во-вторых, установка новых бизнес-приложений не потребовала кардинальных изменений в IТ-архитектуре авиакомпании. Серьезно помогла в распределении усилий и методика обучения, разработанная в Oracle, в частности, принцип обучения пользователей на ранней стадии с тем, чтобы они лучше понимали продукт и были готовы принимать решения по адаптации системы к требованиям бизнеса. Изначально тренинги по работе с новой системой проводила BAS. Затем, когда некоторые сотрудники заказчика освоились с работой, они сами начали обучать своих коллег.
Не обошлось и без неожиданностей. «Мы столкнулись с такой проблемой: люди в департаментах не разговаривали между собой, а вместо этого при возникновении проблем сразу звонили в IТ-департамент, хотя в большинстве случаев помощь можно было получить без этого. Поэтому мы ввели правило: обращаться в IТ-департамент следует лишь после того, как выяснится, что ключевые пользователи на местах не в состоянии дать ответ, – вспоминает Роман Богдашкин, менеджер IТ-систем Air Astana. – Первое время, конечно, было отторжение системы, особенно если ты раньше работал в Excel, а тебе вдруг необходимо поменять свои привычки, плюс от тебя еще зависит кто-то в соседних департаментах. Но благодаря тренингам люди освоились и нормально работают. Недочеты, безусловно, есть, однако мы их стараемся быстро устранять по мере появления. Все-таки у нас был совсем короткий срок для внедрения».
Планы на будущее
Для удобства всех пользователей и снятия нагрузки с IТ-департамента в Air Astana планируют в ближайшее время запустить вики-портал с базой знаний по выявленным проблемам и инструкциями по их устранению. Кроме того, специалисты компании работают над совершенствованием практики закупок. Сейчас вся документация автоматически генерируется из модуля sourcing (выбор источника), и на основе полученных данных объявляются конкурсы на поставку товаров/услуг. В ближайших планах IТ-специалистов – запуск интеграции с внешним сайтом для автоматической публикации сообщений о тендерах.