Когда появились первые системы электронного документооборота, многие компании начали их внедрять, и тогда казалось, что настал, наконец, тот счастливый момент, когда можно будет полностью избавиться от бумаги. По этому поводу лет десять наблюдалась эйфория на рынке, но затем оказалось, что бумаги становится только больше.
Причина долгой жизни
Первая причина того, почему бумажные документы не могут исчезнуть, – юристы. Как только нужно решить вопрос, обратившись к третьей стороне, например, в суд, оказывается, что необходимы подписи, печати и другие реквизиты на реальных бумажных документах. И пока суды их не увидят, то не будут спешить заниматься вашим спором.
Так происходит из-за того, что у бумажного документа есть одно важное отличие от электронного – он не изменяем. И когда мы ставим свою подпись на нем, любое изменение документа легко расследуется криминалистической экспертизой. А когда ставим электронно-цифровую подпись, все значительно сложнее. Дело в том, что современные электронные документы – это сложные записи в базе данных. Когда мы на экране видим некое изображение и накладываем на него свою электронно-цифровую подпись, то, грубо говоря, видим не скриншот, а примерно 20% от того, на что накладываем свою подпись. Остальные 80% – это скрытые от нас столбцы в базе данных.
И встает вопрос, на который мы не имеем сейчас ответа: можем ли отвечать за то, чего не видели. Подписал, к примеру, человек то, чего не мог увидеть. Отвечает за это он или разработчик программного обеспечения? Проблема становится очень актуальной, когда она выходит за рамки миллиона долларов. Ведь одна сторона говорит, что никакая это не подпись, а другая – что все легально.
Да, безусловно, системы электронного документооборота помогают людям обрабатывать больше документов и принимать больше правильных и взвешенных решений. Однако парадокс заключается в том, что в результате автоматической обработки документов рождаются новые, которые приходится распечатывать. Таким образом, число документов, рождаемых среднестатистическим менеджером, за последние десять лет выросло примерно в 100 раз. Ведь раньше документы печатались на пишущей машинке, и все изменения были связаны с использованием жидкости-корректора. А распространение компьютеров привело к резкому росту количества документов, особенно типовых. Получается, что заслуга электронного документооборота в том, что стало проще генерировать правильные документы, однако их превращение в бумажный вид не исчезло.
Разные задачи и потоки документов
То, что мы называем электронным документооборотом, на западе называют ECM (Enterprise Content Management), который состоит из нескольких компонентов.
Есть стандартный документооборот, связанный с регистрацией входящей/исходящей корреспонденции – работа с документами в привычном канцелярском смысле слова. Это первая часть любого ECM, и исторически именно такой документооборот был автоматизирован первым. В Украине эти процессы начались десять лет назад.
Обработка изображений – это специальные приложения для обработки изображений бумажных документов. Когда оказывается, что все реквизиты не удается безошибочно ввести руками в систему регистрации, на помощь приходят системы с такой функциональностью (OCR, оптическое распознавание символов).
Системы автоматизации бизнес-процессов (BPM, Business Process Management). Это следующая фаза развития ECM-систем, которая в Украине началась три-четыре года назад. Дело в том, что организации, которые автоматизировали свой документооборот, были уверены: на этом можно будет поставить точку. Однако оказалось, что у них раз в три месяца меняется документооборот из-за появления новых продуктов, изменений и т. д. И под каждое такое изменение необходимо генерировать новые бизнес-процессы обработки. Поскольку для подобных систем критически важным вопросом является не то, как они настроены сейчас, а насколько быстро можно изменить эти настройки, появляется понимание о необходимости систем BPM.
Электронные архивы. Долгие годы во всем мире, в том числе и в Украине, эти системы находились в тени. Но года три назад начались серьезные волнения на финансовых рынках, связанные с мошенничеством в области учета. Например, в результате мошенничества с датами проведения документов на бумаге появлялась гигантская прибыль, которой на самом деле не было. Эти события привели к тому, что все страны стали задумываться о сохранности своих архивов, и даже возникла такая область документооборота, как расследование инцидентов в этих архивах (откуда появился документ, кто его согласовывал и т. д.).
Важным является понимание того, насколько ценная информация находится в архиве, если ее правильно структурировать. И большинство стратегических проектов в нашем государстве в настоящий момент направлены как раз на формирование этих гигантских архивов: это и перепись населения, и кадастр и проч. В Украине есть около 50 реестров, находящихся в разной фазе становления, и это очень специфическая область.
Около года назад у государства возникло понимание того, что взвешенные решения могут базироваться только на основе достоверной информации, а ее необходимо откуда-то черпать. Часто черпать приходится из миллионов объектов, которые корректно должны быть внесены в автоматические архивы.
Управление веб-контентом – это, пожалуй, наиболее бурно развивающаяся в последние годы отрасль, потому что все больше людей имеют доступ в интернет. Есть много решений разного размера, стоимости и специализации. Однако в Украине они либо разрабатываются самостоятельно, либо используются бесплатные платформы. Парадокс заключается в том, что именно у нас в стране есть много аутсорсинговых компаний, разрабатывающих самые современные решения, которые однако здесь не продаются. На самом деле все порталы банков, направленные сегодня на персональный банкинг, и являются мощными веб-системами, обрабатывающими множество трансакций от миллионов клиентов.
Социальный контент – это управление документооборотом в социальных сетях. Сегодня все об этом говорят, за ним будущее, но ничего похожего пока в Украине нет, по крайней мере отсутствуют проекты, о которых на рынке знают. Что это такое? Предположим, 10 тыс. пользователей написали на вашей страничке в Facebook сообщение, и всем им нужно ответить, при этом учесть, кому ответили, кому нет, кому-то послать одинаковый ответ, разбить на группы. Считается, что через несколько лет такие решения будет иметь половина компаний, потому что нет более удобного инструмента для техподдержки. Ведь люди смогут найти ответ, даже не обращаясь за поддержкой. Примечательно, что еще в 2011 г. о таких системах ничего не знали.
Ну и, наконец, различные дополнения, внешние компоненты, позволяющие решать специфические задачи (электронные формы, построение аналитики, создание и управление архивом e-mail, документооборот больших объектов видео). Такие решения есть, но они уникальны и массово пока не востребованы.
Факторы, определяющие спрос
Востребованность всех этих решений зависит от размера предприятия и от того, хочет ли оно быть конкурентоспособным. Мировая практика состоит в том, что никому не надо доказывать, что внедрять такие системы нужно. Грубо говоря, человек, окончивший MBA, знает, что без автоматизации документооборота компании не обойтись. И когда такой человек обнаруживает предприятие, в котором нет системы ERP или автоматизированного документооборота, он знает, что решение этого вопроса является одной из первоочередных задач. Вопрос состоит только в том, какая из систем наиболее подходит для конкретного предприятия. В Украине же ситуация другая, и нужно каждый раз рассказывать, какие выгоды принесет бизнесу система. И это в том числе следствие малой популярности у нас бизнес-образования.
Сейчас активно заняты внедрением различных систем электронного документооборота в банках. Если говорить о государстве Украина, то идет большой проект построения электронного правительства, но успехов там пока нет. А например, наша компания реализовала ряд крупных проектов по обработке платежных документов в банках Украины, России и Европы, а также проектов по формированию государственных реестров в нашей стране.
Говорить о прогрессе на рынке за последние годы мы можем, основываясь не только на своем опыте работы на украинском рынке, но и на проведении конференции-выставки «DOCFLOW Украина», которая вот уже девять лет является главным событием в отрасли ECM-систем в стране. Отечественный ECM-рынок зарождался с систем первого уровня, которые просто управляли документами, а сейчас уже появляется все больше архивов, веб-систем, систем управления бизнес-процессами. Заказчики начали понимать, чем одна система отличается от другой и какую выгоду можно извлечь из автоматизации управления документами.
Что касается перспектив развития ECM-систем на отечественном рынке, то они, как и в любом другом государстве, в первую очередь определяются развитием страны и экономики: чем лучше обстоят дела, тем больше компаний вкладывают средства в современные автоматизированные системы.
|
Некоторым это просто не нужно Миссия электронного документооборота в большинстве организаций состоит не в том, чтобы вытеснить бумажный. Главная задача его внедрения – создать эффективный механизм управления, чтобы все бизнес-процессы происходили по документам, а не на основе слов или интуитивных соображений. Но степень зависимости успеха бизнеса от эффективности механизма управления сильно отличается от предприятия к предприятию. Всегда будут такие компании, где расходы на внедрение и сопровождение электронного документооборота никогда не окупятся. |